OA自动化发展现状及应用分析.docVIP

OA发展现状及应用分析 概要 本文介绍了办公自动化(OA)系统的概念并分析国内OA应用的不足，再详细阐述OA系统与工作管理相结合。　　一、企业信息化的基础，OA概述　　办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。那么，现在的办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。　　在传统的办公模式中，办公业务主要是通过手工来完成的，势必带来工作效率低、资源浪费的问题。在网络时代里，现在企业管理的重点已从物流、资金流，逐渐向信息流跨越。我们的目的是打造闭环的信息流，按需应用IT资源，实现“三流”合一。要增强企业竞争力，就要提高“三流”的流转速度和质量。而这三流的正常流转需要一个最基本的智力和人力支持，这就是“工作流”。我们要建立的办公自动化（OA）系统就是一个工作流的集成环境，从点的应用开始——从某一个部门节点的应用，到部门的全部，到部门的纵向集成，然后是几个部门的集成，最后到全方面的集成，使所有的人员都在一个桌面上工作。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。　　二、实际应用看价值，OA为何用不好　　Windows的流行让人们感到吃惊，几乎所有家庭用户的电脑上都安装了Windows，大部分的商业用户也选择了它，一时间蓝天白云出现在世界各个角落。随着企业信息化的潮流，OA也如雨后春笋般出现在各个政府机关以及大大小小的企业里。但是真正用好的却为数不多，造成的这种现状的原因是多方面的。　　1、对OA的认识不足　　在我国建设OA，必须认识到OA工作是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。只有同步做好各方面工作，并将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，OA的优势才能充分地发挥出来，有价值的信息才能得到充分的共享。但在实际工作中，这一点还没有得到充分的认识，致使多数单位都在走重复的弯路。大家都重视硬件系统的建设，轻视软件的开发。花100万元可以买三卡车微机，领导看了也满意，而花100万元开发的软件，不过就是几张软盘或一张光盘，领导看了也觉得不值。然而，知识的价值就体现在其中，这不是人的主观意志可以改变的。　　而且多年来，不少单位是按常规进行OA建设的，这些单位相继成立了信息中心，任命了众多的行政领导和高职人员。技术部门的领导和技术人员先进行周密的方案设计，经过层层领导审批，再根据已批方案实施软件开发。这要求开发者不仅要在短时间内把原有的、不同行业的全部工作方式完全掌握，而且要设计出一套全新的工作方式，这在实际工作中是根本做不到的。　　2、与实际工作结合不够　　办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了，系统才能全面运转起来。否则，只要有一个环节断了，一辆再好的自行车也只能推着走；功能再齐全的软件，只要有一处存在致命的缺陷，整个软件系统就不能投入使用。这就需要培养有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的建设者。一个系统的建设工作，涉及多学科的知识，对各方面工作不仅要精通或熟悉，还要做到统筹兼顾，综合平衡。而我国目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才，各企事业单位在OA系统的建设过程中，普遍比较重视掌握单一学科知识的技术人员培养，容易忽视复合型人才的培养。这是OA应用效果有限的另一个重要原因。　　3、要有持续发展建设的思想　　一位学者曾说过：“每罐牛奶都有保鲜期,一个工程学位只有三年的保鲜期。如果你不能不断更新你的知识，你的个人价值会不断下降。”这一观点非常适用于企业软件建设工作。信息化软件建设需要相关责任者不断学习新知识、新技能，并将各学科新知识有机地集成在一起。有一种说法，据说在北京中关村三个月不学新东西，就会成为知识的落伍者。企业信息化软件建设工作是一项综合性高科技工作，要求相关人员不断地学习新的知识来更新自己原有的知识。否则，建设一个适用的计算机网络系统只能是一种良好的主观愿望。　　由于信息化软件建设是一种管理思想与工作方式的再创造，就难免存在许多问题，需要经常改进。另外，一个系统的应用软件随着应用工作的深入，用户会提出许多新的需求和意见，这就要求承办者要勇于经常“否定”自己的劳动成果，不断完善系统的功能。而做到这一点又是很困难的，多数人和多数单位做事的习惯是认定自己总是正确的。没有改进，当然不能接近成功。　　除了上述的三方面，软件开发既是一项高科技的脑力劳动，又是一种较辛苦的体力劳