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住宅区档案资料管理设想 住宅区档案资料管理设想 　　1 档案管理运作环节 　　1.1 资料的收集 　　1.1.1 建立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。 　　1.1.2 资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际需要出发，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。 　　1.2 资料分类整理 　　1.3 资料归档管理 　　归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，xxxx一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 　　档案的出、入室都有严格的规定：出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出，入室时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。 　　档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。 　　1.4 档案的运用 　　采用先进的检索软件，逐步建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。 　　1.4.1 外部网：与广大业户、主管部门进行联网，所有管理资料如 　　住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。 　　1.4.2 内部网：管理处内部联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。 　　2 档案资料的类别 　　档案资料大体分为物业管理政策、法规资料，竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。 　　2.1 竣工验收资料（如下表） 　　名 称 资料内容 　　工程建筑 　　产权资料 A：规划图纸、项目批文、用地批文 　　B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证 　　C：拆迁安置资料 　　工 程 技 术 资 料 A 竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸； 　　B 地质勘察报告； 　　C 工程合同及开工、竣工报告； 　　D 工程预算 　　E 图纸会审记录 　　F 工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）； 　　G 隐蔽工程验收签证； 　　H 沉降观察记录； 　　I 竣工验收证明书； 　　K 新材料、构配件的鉴定合格证书； 　　L 水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书； 　　M 砂浆、混凝土试块试压报告； 　　N 供水、供暖的试压报告； 　　O 园林绿化的图纸和清样； 　　P 设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单，操作手册等； 　　Q 有关工程项目的其他重要技术决定和文件 　　2.2 管理档案资料（含业户档案、装修管理档案巡视记录） 　　名 称 资料内容 　　物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料 来源自 物业经理人 住户资料 A：住户迁入资料 　　B：住户人员档案 　　C：住户维修档案 　　事务资料 A：事务值班表 B：事务交接记录表 　　C：业户搬出（入）物品登记表 D：日常事务巡视记录 　　E：业户回访登记表 　　合格分承包方资料 A：维修申请表（附图纸）B：维修工程队安全责任书 　　C：临时施工人员登记表 D：施工单位营业执照 　　2.3 投诉与回访及其他管理服务 　　名 称 资料内容 　　维修资料 A：维修申报表 B：维修服务派工单 　　C：维修回访记录表 D：公共设施维修记录 　　治安交通 　　管理资料 A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录 　　B：查岗记录、闭路电视监控系统录像带 　　C：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 　　D：车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议 　　设备管理 　　资料 A：公用 　　设施保养维修记录 　　B：各项机电设备保养维修运行记录 　　C：设备分承包方维修保养记录 　　D：设备检查记录 　　社区文化 　　资料 A：活动计划实施方案、总结记录 　　B：文化活动图片及录像记录 　　C：传媒报导 　　员工管理 　　资料 A：员工个人资料、聘用表 B：员工业绩考核及奖惩记录 　　C：员工培训计划及实施记录