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实物人事档案管理价值作用探究 摘要：结合目前实物人事档案管理现状，多角度分析了实 物人事档案的特点，探析了实物人事档案管理的应用价值， 阐述了现代化信息管理时代实物人事档案管理的重要性，并 对其信息化动态管理的发展趋势进行了简要探析。 关键词：实物人事档案；价值作用；档案管理 作者简介：吕泽萍(1981-),女，山西朔州人，山西省 电力公司人事董事部，助理政工师。(山西 太原030001) 中图分类号：F272. 92?????文献标识码：A?????文章编 号：1007-0079 (2012) 33-0014-02 随着社会经济的发展，实物人事档案的重要性颇为凸 显，在各级政府、企事业单位的日常管理中，实物人事档案 服务对象和用途日益广泛。既有新入职的大学生、研究生、 博士生，也有在职的员工与领导干部，更有离退休的老干部, 甚至还有已经过世的老革命、老干部；既有同一单位的同事 同仁，也有上下级单位的对口部门，实物人事档案工作者在 为广大干部员工服务的过程中常常要面临很多特殊情况。实 物人事档案工作越来越贴近个人学习、工作、生活的方方面 面，实物人事档案管理工作受到的重视程度也越来越高，其 本身所具备的利用价值值得我们深入探讨，以便进一步提高 实物人事档案管理的水平，以适应不断变化的现代人力资源 及人事管理的需要。 一、实物人事档案的概念及其特点 “根据档案载体类型，档案可以划分为纸质档案和非纸 质档案。非纸质档案又分为两种，一种是传统载体档案，如 甲骨、金石、竹简等为书写载体的档案，另一种是新型载体 档案，如以照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材 料为书写载体的档案，在日常工作中，人们把新型载体档案 归为声像档案，把传统载体档案归为实物档案。” [1]在当 今信息化管理的时代，‘实物人事档案”是“实物档案”的 一个分支，同时也是一个有别于“电子档案”、“数字化档 案”等声像、电子信息档案的相对性的概念。顾名思义，实 物人事档案是指具有人事档案属性（以纸质为主）的材料通 过收集整理而形成的人事档案定本。 1.以“纸质材料”为载体的特殊“实物”属性 “传统载体档案特别是纸质档案的原始性，是由它的形 成规律和自身特点决定的。” [2]实物人事档案的主要特性 之一就是其“实物属性”一一纸质，它是人们在社会实践活 动的当时自然形成的，贯穿一个人从出生到死亡的生命活 动，并在其中直接形成的忠实的原始的第一记录。实物人事 档案全面覆盖了一个人从入学、就业、提职、退休乃至死亡 等一系列社会活动，融原始性与记录性于一体，必须借助 “纸张”这一载体才能保存记录；而电子人事档案则主要借 助于电脑、计算机存储等电子设备、信息数据管理软件（如 ERP等人力资源管理数据库、软件）保存利用。 实物人事档案主要是强调以‘物质实体（主要是纸质材 料）”为载体，具有形体直观的特点，直接反映了本人的各 发展阶段和各方面工作取得的业绩，具有较高的查考价值。 电子档案在其天然的查考便利的优势下，相比较原始的‘实 物人事档案”具有一定的劣势一一可变性较大，由于信息技 术的发达和道德风险，其“真实性”不如‘实物人事档案， 实物人事档案一旦发生“涂改”、替换”等风险，通过司 法鉴定、法律证据链条推理等手段完全可以排除风险，还实 物人事档案本来原貌。 2.实物人事档案材料具有独特的形成规律 一是主要依靠人事档案管理人员的主动收集与各相关 业务部门的积极送交两个途径，个别在职学历学位材料、荣 誉、专家资格等则有可能由本人转交业务部门经鉴定后收入 其实物人事档案。 二是大部分实物人事档案材料都是由本人填写形成的， 如‘履历表”、“自传”、‘学年自我鉴定”、入党志 愿”、劳动合同”等材料。 三是“实物人事档案”的形成具有独一无二的“原始 性”。“传统载体档案，特别是纸质档案，因为字迹或者是 档案内容信息与纸张或者是记录载体的不可分离性，档案原 始性的外在表现是档案载体的唯一性，档案是独一无二 的。” [3]实物人事档案与档案所有者本人的生命生涯息息 相关。可以说，一个人的生老病死、身份变迁、职业生涯变 化都要在其档案中有所体现。 四是人事档案具有特殊的历史沿革，政策性比较强。主 要服务于各级政府、企事业单位的人力资源、人事管理工作, 具有不可替代性。虽然今后信息化管理的要求不断提高，但 是，实物人事档案的本体和载体地位无可动摇，甚至有着超 越电子信息档案的重要地位，因为人事档案基本属于不可再 生资源，即我们无法补制“原汁原味”的档案材料，就像时 光无法倒流一样，一些重要的档案材料一旦丢失则无法补 齐，因此，在当今信息化的时代，我们越发要做好实物人事 档案的保护与管理，确保电子信息档案的数据来源真实、有 效、可靠、可信。 二、实物人事档案的现状及发展趋势 新旧体制转轨时期的