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第十一章 会议组织 第十一章 会议组织 《秘书学概论》 * * 第十一章 会议组织 ?第十一章 会议组织 第一节 会议概述 第二节 会前准备 第三节 会间工作 第四节 会后工作 第五节 会议组织列举 * * 第十一章 会议组织 第一节????会议概述 一、? 会议的涵义与作用 二、? 会议的要素 1）与会者 2）主持人 3）议题 4）名称 5）时间 6）地点 * * 第十一章 会议组织 第二节?????会前准备 一、? 会议计划和成本预算 二、? 文件准备 三、? 会场准备 四、? 会议议程、程序的拟定 五、? 会议通知的发送 * * 第十一章 会议组织 第三节???? 会间工作 一、? 会场的组织与服务 1、报到与签到 2、材料发放 3、选举工作 4、会场服务 5、会场临时调动 二、会议信息的收集与编发 1、会议信息的作用 2、会议信息工作的程序与方法 3、会议信息编发的形式 三、? 会议文件的起草 闭幕词、决定、会议纪要、会议总结 * * 第十一章 会议组织 第四节?????会后工作 一、 会后事务 二、 会议文书立卷 三、 会议传达 四、 会议催办 * * 第十一章 会议组织 第五节??? 会议组织举例 1、????? 工作会议 2、????? 代表会议 3、????? 联席会议 4、????? 学术会议 5、????? 记者招待会 6、????? 报告会 7、????? 座谈会 8、????? 国际会议 9、????? 签约仪式 10、? 电视、电话会议 * * 第十一章 会议组织 一、周五下午2时，H公司总裁将来你公司就技术合作一事进行商谈，请你制订出接待方案。 二、秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？ 情景题操作训练 * * 第十一章 会议组织 情景题操作训练 三、×公司将召开一次专业性会议，参加会议人数约50人，会期两天。请按要求写出如何做好会议服务工作的具体意见。 要求：意见应包括：①选择与布置会场；②发放会议用品；③签到工作；④会场设备操作；⑤会场座次安排；⑥会议活动安排。 四、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集。你将如何去做？ * * 第十一章 会议组织 情景题操作训练 五、总经理外出参加一次交谊活动，按要求草拟一份活动安排方案。 六、如果你校请一位科学家给全体师生做一场学术报告，你认为应有哪些议程？会场怎样确定？需要哪些设备？可以怎样布置？试拟出你的简单方案。 * * 第十一章 会议组织 一、答案要点： （一）安排好会谈等有关事宜： ①???? 搞清楚来宾的情况和来意。 ②???? 根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。 ③???? 安排领导会见来宾。 ④???? 安排双方商谈。 ⑤???? 安排来宾考察、参观。 ⑥???? 做好 安全 保卫工作。 ⑦???? 准备好送给来宾的纪念品。 ⑧???? 准备好新闻报道工作。 （二）安排好生活接待工作： ①???? 安排好食与宿。 ②???? 安排好车辆使用。 ③???? 办好返程车、船、机票预定工作。 ④???? 安排好就医保健工作。 ⑤???? 安排好来宾业余活动。 * * 第十一章 会议组织 二、答案要点： ①礼貌地与通话人说：“请稍等”，用手盖住送话器，热情欢迎来访者，请客人坐下稍候。 ②尽快与通话人结束电话，记录好电话内容。 ③请客人再稍候，马上去总经理办公室迅速处理好急件。 ④办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。 ⑤礼貌地送走客人。 ⑥整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后，向领导者汇报。 * * 第十一章 会议组织 三、答案要点： 意见应包括：选择大小适中的会议厅、布局形式选择“而”字型、倒“山”字型或半圆型，会场装饰要讲求艺术性； 会场用品包括文具用品与饮品； 会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用； 薄式签到或卡片签到； 标识座次； 食宿、娱乐活动安排。 * * 第十一章 会议组织 四、答案要点： （一）分发文件包括会前未发的文件和会议期间所产生并使用的文件； 要进行编号、履行登记手续和分装，保密文件要注明密级，征求意见稿或保密文件需退回的应付上清退目录或清退说明； 要求及时分发，尤其是会议简报，会议临时产生的讨论稿等文件也应及时分发； 注意分发不能出现漏装或重装的情况。 （二）收集的八个范围的文件；三个方面的渠道；四种方法；四条要求；注意收集后清退、立卷和归档工作。 * * 第十一章