职务分析与职务说明书编写.pptVIP

为何要建制职位说明书 1.落实组织分工及专业化 2.理清员工职权与职责 3.绩效考核的依据 4.建立职位评价 5.有助于管理分析并改善组织结构 6.做为薪资调查及薪资结构的基础 7.使个人努力之方向与公司目标一致 职位分析 (Job Analysis) 意义： 职位分析是对某项职位就其有关工作内容与条件之数据，运用专业有系统调查活动予以收集及研究分析之过程。职位分析之目的，是提供一个职位说明书制作相关的基础工作，和作管理决策。这种管理决策包括招募、甄选、任用、训练、晋升、轮调、薪酬和其它人力资源的功能。 职务分析的概念 职务分析又称工作分析，是指对某特定职位作出明确规定，并确定完成这一职务需要什么样的行为的过程。 是对某项职务的工作内容和职务规范（任职条件）的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。 职务分析在公司组织管理中的作用 制定任用标准之依据 让部门及所有员工明确各自的工作责权和工作范围 职务分析在人力资源管理中的回馈 组织有效招聘、选拔、使用所需要的人员 制定合理的员工培训、发展规划 制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作 设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案 职务说明书功能 职务分析信息的收集方法 直接人员常用 观察法: 适用于操作层员工的职务分析 访谈法： 职务分析信息的收集方法 间接人员常用 问卷调查法 日志纪录法 观察法之优点 一.借由实际工作的进行分析者可以确定工作上实际花费的时间，而不是如面谈或问卷法得知的估计时间。 二.不容易受到员工自我报告的偏见或误解之影响。 三.分析者可以与其它来源的资料如面谈或问卷比较是否一致。 四.现场员工动作分析时应用最广也最适用的方法。 观察法的缺点 一.有些工作任务是不定期执行或突发的，可能必须花大量的时间观察才可以观察一个工作循环； 二.对于工作性质是属于心智活动工作的内容无法由观察法得知； 三.员工如果知道现在正被观察者可能行为会与往常有所差异。 访谈法之优点 一.谈及访问内容较有弹性可以随时补充和反问； 二.对于一些不经常发生的活动或非正式的交谈沟通这些信息不会出现在组织结构中但可以借由访谈中获得； 三.收集数据最简单的方法； 四.可用来搜集各种不同工种的工作讯息； 五.运用面广，能简单而迅速地收集多方面的信息； 六.由任职者亲口说出工作内容，具体而准确； 七.助于与员工沟通，缓解工作情绪。 访谈法之缺点 占用员工工作时间影响生产； 员工可能有意无意地扭曲信息； 分析资料繁杂时相当费时。 问卷调查法之优点 一.最经济迅速； 二.员工回答时没有心理压力，所得信息有时较其它方法来的理想。 三.可同时分析大量员工。 问卷调查法之缺点 一.对词意的误解可能造成答非所问； 二.完成问卷回收可能相当费时费事； 三.员工可能夸大其词使得他们工作显的更为重要或工作内容更为困难。 日志纪录法优点 一.逐日或工作活动纪录可以避免工作数据遗漏； 二.可充分收集最详尽的工作资料。 日志纪录法的缺点 一.员工可能会过份强调有意轻描淡写或隐藏某些活动行为； 二.纪录者的文笔与表达能力也影响此法的应用。 职等表范例 如何进行职位分析: 参考其它同业数据和市场调查数据 选择各工种职等表中职位予以分析 决定收集数据的方法：访谈法、问卷调查法 分析重点项目: 1.分析工作执掌 2.分析职位条件 分析工作条件 需收集的信息 任职资格，如学历、专业、技能要求是什么？ 工作环境条件 工作时间规定 怎样操作及操作工具是什么？ 所需的教育训练课程 此职位定位在组织上下左右的位置 工作分析问卷(范例) 1.描述你工作职掌 2.列出你工作所需的最低学历 3.列出你工作所需的执照特许证书 4.列出你工作所需的操作机器设备 5.请你列举在工作中同事与你对应关系位置 6.列出你认为执行你的工作的专业知识及技能 7.列出你认为执行你的工作，需几年的年资 8.列出你需具备何种训练 执行技巧 根据员工目前在岗位具体实际工作内容； 让员工自己编写自己的工作职掌与工作条件（参与管理) 执行技巧 根据员工交上的工作职掌与工作条件内容初稿，部门负责人与员工进一步访谈，以便了解填写真实性； 部门负责人与员工访谈明确工作责任，并确定权重； 有无遗漏其它重要信息？ 双向沟通，达成共识 工作职掌内容 修订初稿 规范化 因为环境的动态变化性，为避免扯皮现象的发生，建议每人的工作职掌的最后一项职责均为：完成上级交待的其它工作。 品保部经理(工作执掌范例) 1.执行、检讨、改善、追踪部内质量目标之计划。 2.配合部内相关作业办法之制、修订以维护入料正常运作。 3.辅导厂商以提升质量及购入料质量相关作业之管理。 4.协调信赖性试验与质量异常之确认与处理改善及内外部讨论。 5.举行部内及跨部