测绘成果及资料管理制度.docVIP

苏州博雅达勘测规划设计有限公司 测绘成果及资料档案管理制度 一、目的、依据 为规范测绘部测量成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国测绘成果管理条例》及公司档案管理制度制订本制度。 二、适用范围 凡涉及测绘成果及资料档案的管理均适用于本管理制度。 三、职责 测绘成果及档案资料的管理，实行部门领导负责制，由部门主管领导负责，测绘成果档案资料管理的部门（测绘部、整理部、规划部、工程部等）具体负责实施，并指定专人负责档案管理工作。 四、基本规定 （一）业务规定 1、测绘成果及资料档案以项目为单位进行管理。 2、测绘成果及档案资料管理的第一责任人为该项目测绘项目负责人，即存档人。存档人亦可由项目负责人指定项目成员担任，但必须填写《存档登记表》（参考附表一）进行登记。 3、档案编号与项目编号采用同一编号，其规律为：【部门+（接项目年月、年度项目流水号）+省份+项目类型+项目进程+正式启动年月】六要素组成。其中部门、项目进程用首个汉字大写首字母表示；省份、项目类型用前两个汉字大写首字母表示。数字用两位阿拉伯数字表示。前五项不同要素中间用“-”隔开，第六项“正式启动年月”用括号隔开。 如：C-090201-JS-DX-Q（0902），指测绘部09年2月份开始的全年第一个项目，此项目为江苏省地形测量类项目，09年2月正式立项，进行前期准备。 项目类型可按如下编写：地形测量-DX、地籍测量-DJ、房产测量-FC、工程测量-GC，如果项目类型需要进一步细分，可以在项目类型编号后加括弧进行注释，如：房产测量预测可编为FC(Y)。 4、项目名称按实际名称填写，如：宜兴市官林镇前城村等8个村土地整治项目1：2000地形图测绘。 5、项目完成后，测绘成果及资料档案必须按要求及时归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。 6、接收的档案必须及时检查、整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。检查档案资料发现有不齐全、不完整的资料，应当及时搜集整理，并再次进行查缺补漏。 7、测绘成果及资料档案分为电子档案和纸质档案，需分开归档登记管理。 8、电子成果按项目编号建立文件夹，然后再建子文件夹“图件”和“文本”以及“资料”，将成果和前期搜集或甲方提供的电子资料存放相应文件夹内，然后将整个文件拷送给公司信息管理员进行电子成果归档和登记。 9、纸质成果必须按照【项目签发单-质量审核单-技术设计书-技术总结-成果图件(可以不用打印)-控制点成果(包括点之记)-前期资料(自己搜集和甲方提供)-其他资料】的顺序进行整理，最后由项目负责人归档并登记。 10、测绘成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续。 11、测绘成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管限期表。 12、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。 13、所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。 14、做好保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。 （二）档案借阅规定 1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者均须填写《借阅登记表》。（参考附表二） 2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经部门主管领导批准，并填写档案《保管责任书》（参考附录一）。 3、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。 4、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。 5、测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。 6、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。 7、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。 （三）档案室管理规定 1、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用测绘成果和档案资料的重要场所，除经公司领导批准外，非档案管理部门的工作人员不得入内。 2、保管档案必须有专门的库室，并设专人负责管理。档案室内应采取有效的防护措施，保证档案安全。 3、档案进出档案室，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。 4、档案室应