员工档案编号设置管理规程.docVIP

员工档案管理制度 一、目的： 为了方便人员的管理，编排、统计、调用、考勤、考核、培训等记录的编写及查询。 二、适用范围： 全体员工? 三、责任部门： 人资行政部编制，总经办审核； 四、管理办法： 人资行政部负责档案编号编制，档案文件收集、保管。电子文档与纸质文件共同保管；离职3年内档案保管在人资行政部。离职3年以上档案，整理后保管在公司档案室，并且标注离职时间及部门，便于查找。 五、档案内容： 应聘登记表，岗前培训表，身份证复印件，毕业证书等证件复印件，转正申请表，调薪审批单，调岗审批单，离职申请表，离职审批表，社保申请单、劳动合同等。 六、编号规则： 1、档案编号以2位英文字母加4-5位阿拉伯数字加状态代码表示。 2、状态分类：试用、正式、离职； 试用状态代码：S；正式状态代码Z；离职状态代码：L 2、英文字母定义：各部门名称拼音首字母。 2.1、各部门字母编号如下： 部门 编号 总经办 ZJ 人资行政部 RZ 财务部 CW 技术部 JS 采购部 CG 生产部 SC 质管部 ZG 市场部 YW (市场部缩写与生产部相同，以业务部替代，缩写YW) 销售部 XS 3、数字定义： 3.1、生产部 3.1.1、生产部以5位阿拉伯数字表示； 3.1.2、第一位表示所在部门职位，第二位表示所在工种（无工种者以0表示：如经理，文员），第三位表示所在工种内部编号，第四、五位表示公司全员编号。 3.1.3、各职位编号： 职位 编号 经理 1 主管 2 班组长 3 普通工人 4 3.1.4、各工种编号： 工种 编号 普车 1 数控 2 钻床 3 装配 4 电焊 5 油漆 6 辅助 7 仓库 8 其他 9 例： SC42456S 状态编号（试用期员工） 公司编号（公司56号员工） 工种编号（4号数控车工） 工种编码（数控） 职位编码（普通工人） 部门编码（生产部） 3.2、其他部门 3.2.1、其他部门以4位阿拉伯数字表示 3.2.2、第一位表示所在部门职位，第二位表示所在部门内部编号，第三、四位表示公司全员编号。 3.2.3、各职位编号： 职位 编号 经理 1 主管 2 普通员工 3 4、编号产生 4.1、新员工入职： 新员工入职即产生试用期编号，档案归入试用期员工。员工转正后产生正式编号，档案正式归入各部门在职员工。 4.2、员工离职： 员工离职后档案从部门在职员工中调出，修改状态代码后形成离职员工档案编号，归入各部门离职员工。 七、各部门档案编码一览表 部门 字母编码 职位编号 公司 编号 包含职务 经理 主管 班 组长 普通员工 总经办 ZJ 1 2 3 01-05 董事长、总经理、管理者代表、副总经理、董事长助理、总经理助理等。 人资行政部 RZ 1 2 3 06-15 部门经理、人事行政主管、文员、厨师、帮厨、清洁工、司机、保安等。 财务部 CW 1 2 3 16-20 财务经理、往来会计、出纳、会计助理等。 技术部 JS 1 2 3 21-25 技术经理、工程师、助理工程师、技术员等。 质管部 ZG 1 2 3 26-34 质管经理、质管文员、检验主管、检验员、试压工等。 采购部 CG 1 2 3 35-40 采购经理、采购主管、采购文员、采购员等。 市场部 YW 1 2 3 41-45 市场经理、跟单员等。 销售部 XS 1 2 3 45-50 销售经理、业务员等。 生产部 SC 1 2 3 4 51-100 生产经理、生产文员、工种主管、班组长、工人等。