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传真、信函管理制度 第一章 传真机管理办法及其收发程序 第一条 公司办公室的传真机面向公司各部门，由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收状态，使其以最好的状态工作。 第二条 在每年年初做出传真费用的预算，费用包括：传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用结算。 第三条 以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需主管领导审批，公司办公室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，公司办公室不留传真稿。 第四条 凡属收到传真，办公室设法尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真，公司办公室传递给有关部门或人员，不再保存。 第五条 传真的收、发程序收、发传真都要由经办人进行认真的登记。 （一）收传真登记格式如下： 收到——分解——传递——备查 （二）发传真登记格式如下： 送审——登记——发出——备查 第二章 公司传真格式和使用办法 第六条 公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘，其传真格式见附件一。 第七条 公司各部门对外发传真一律采用标准格式，各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。 第八条 为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发。 第三章 公司信函格式和管理办法 第九条 公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。 第十条 信函统一由公司办公室管理制发和领用。 第十一条 根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。 附件：ＸＸＸＸＸＸ股份有限公司传真式样 二○○九年九月二日 ＸＸＸＸＸＸ股份有限公司传真 单位：ＸＸＸＸＸＸ股份有限公司 传真：6820888（或6128110） 联系人： 传往： （单位： ） 接收人： 内容： 附件：