贵宾接待方案、流程.docVIP

广东浆纸交易所贵宾接待方案 为完善公司会务来访接待程序，不断提高服务质量，扩大公司在社会各界的美誉度和知名度，使公司的贵宾接待进一步规范化、程序化，特制定本方案。 成立会务接待小组： 会务接待小组 组织 成员 职责 组长 董事长 1、签发接待通知单 2、签发接待方案 3、欢迎（送）贵宾 副组长 综合管服中心总监 行政公共关系经理 拟定总体接待方案 填写会务接待通知单 迎送贵宾 督促、检查、落实接待准备工作，总结接待方案 接待办公室成员 各部门总监/经理 1、填写部门贵宾接待申请单报综合管服中心，贯彻执行会务接待通知单； 2、按接待方案，着正装在贵宾抵达前15分钟，在公司门口迎接（欢送）； 3. 接待意见的跟进及反馈、小结。 设定贵宾接待规格 一级 二级 三级 客人范围 省厅级（含）以上领导 交易所 迎送人员 董事长、营运副总、各部门总监、经理、摄影师、前台接待员、宴会会议接待员。 董事长、相关部门总监、经理、摄影师、前台接待员。 相关部门总监、公共关系经理、前台接待员。 迎送仪式标准 1、台阶至大堂自动门外铺红地毯； 2、礼仪人员献欢迎鲜花 3、参加迎送的人员必须着正装。 1、礼仪人员献欢迎鲜花 2、参加迎送的人员必须着正装； 1、参加迎送的人员必须着正装； 会议室内布置与摆放 饮品 瓶装矿泉水、绿茶或红茶各一种（根据客人个性化喜好） 瓶装矿泉水 瓶装矿泉水 鲜花 艺术插花 绿色盆景/简单插花 绿色盆景 零食 干果2种、点心2种（10元/人） 干果2种、点心2种（8元/人） 干果2种、点心2种（5元/人） 水果 四种以上时令水果，每2人一盘，标准15元/份，用高档果盘盛放。 三种时鲜水果，每2人一份，标准10元/份，用高档果盘盛放。 二种时鲜水果，用大果盘盛放或藤编果篮盛放，按人均5元配备。 宣传画册 宴会标准 餐食 300元/人 200元/人 150元/人 酒水 白酒2种，葡萄酒2种，啤酒1种，饮料2种（200元/人） 白酒2种，葡萄酒2种，啤酒1种，饮料2种（150元/人） 白酒2种，葡萄酒2种，啤酒1种，饮料2种（100元/人） 礼品 拟定接待方案 （一）、客人来访的消息，一般有如下确认渠道： A. 公司董事长、总经理； B. 综合管服中心（总裁办、行政事务部）； C. 业务部门； （二）、客人来访确认后，各部门应将有关信息（必须填写会务接待预订申请单）第一时间送综合管服中心。由行政公共关系经理经请示上级、确定接待规格后，填写会务接待通知单，并拟定本次接待方案，经报批签发后，通知各相关部门进行准备。 （二）、贵宾抵店前1小时，综合管服中心逐项检查各项准备工作情况。抵店前30分钟，各项准备工作完毕，通知所有参加本次接待的人员就位、迎候。 四、综合管服中心确定贵宾接待程序 确定接待级别拟定接待方案填写 “会务接待通知单” 确定接待级别拟定接待方案 填写 “会务接待通知单” 根据方案逐步检查各项准备工作、并及时向领导汇报落实情况 审核并签发接待方案、接待通知单 接到 接到贵宾接待申请单 通知 通知各参与接待的部门 总结、存档按接待方案实施 总结、存档 按接待方案实施 接待标准 （一）基本要求： 1、标准欢迎手持鲜花（捧花）（设定金额标准、拍图片） 2、宴会台型设计要有创意，公司特色鲜明、主题寓意美好，整体颜色搭配协调，庄重、华丽、温暖、亲切。鲜花花材品种选择要避开禁忌。迎送礼节周全，一楼电梯口、宴会厅所在楼层电梯口、宴会厅门口均有应接。根据贵宾接待级别，设定不同等级的含鲜花、茶、酒的品种，特别是酒水车的展示、红酒的开启标准操作设定。 附表：1、会务接待预订申请单；2、会务来访接待通知单 表1：会务接待预订申请单 年 月 日 接待对象 申请部门 联系人电话 申请人 抵（离）店日期、时间 主要贵宾1 姓名/职务： 主要贵宾2 姓名/职务： 随行人数： 航班号： 到店时间预计 火车班次： □接机 □接站 □车辆 座 预定迎（送）仪式内容：□全程摄像+拍照 □拍照 □电子欢迎横幅 □红地毯 □欢迎鲜花 □香巾 □矿泉水 领导签批 申请贵宾级别： 级 申请部门负责人签字： 广东浆纸交易所 会务来访接待通知单 会议起止时间：2013年____月____日_____时至_____月_____日_____时 客户公司全称______________________________________________ 参会人数 人：其中客人_________名，我司陪同______名。 一、会场安排： □ 一楼大会议室（可接待20+15人） □ 一楼