课件：如何组织高效会议.ppt

THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 不是一个人的责任，是大家的责任，要一起解决问题 决策会议最好限制7人以内，且是奇数 决策会议最好限制7人以内，且是奇数 可编辑 可编辑 如何组织高效会议 如何组织高效会议 会议效率不高的原因及建议方案 会议效率不高的原因 会前、会中、会后 角色 如何高效开会 会议组织者、会议主持、参会人、会议记录 案例 会议效率不高的原因-会前 欠缺会议目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 参会人选择不当 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律 会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多 会议效率不高的原因-会中 讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者发言跑题 犹豫不决 信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 参会者注意力不集中 会议主持未能总结会议成果 未能遵守对事不对人，进行人身攻击 无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 会议超出预定时间 会议效率不高的原因-会后 无会议记录或记录不详细 记录与实际讨论不符 无对决议事项的跟踪 不能对会议成败得失进行检讨 会议效率不高的原因-按角色 会议组织者 欠缺目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 参会人选择不当 会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多 无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 不能对会议成败得失进行检讨 无对决议事项的跟踪 会议主持 讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 参会者发言跑题 犹豫不决 信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 会议超出预定时间 会议主持未能总结会议成果 对事不对人，不进行人身攻击 参会人 讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 经常被外界打扰 参会者发言跑题 信息不充分，却贸然决策 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 对事不对人，不进行人身攻击 发现问题等于解决了问题的一半 * 如何高效开会-会议组织者 明确会议目的 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… Smart原则 明确几个角色 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点 会议人数： 解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会 少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人 如何高效开会-会议组织者 明确会议目的 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… Smart原则 明确几个角色 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点 会议人数： 解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会 少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人 * THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 如何高效开会-会议组织者 只在必要时召集 开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？ 如果你是唯一做决策的人… 明确会议议题 拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间 会议时间、地点 Eg.合适的时间 Eg.