办公室档案管理办法.docVIP

办 公 室 档 案 管 理 办 法 ?第一章 总? ?则 ????第一条：为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《公司办公制度管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 ????第二条：凡总公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。 ??? 第三条：各部门的领导应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 第四条：公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由办公室负责监督和指导。 第二章 归档范围 第五条：凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、磁盘、盘片等）均属归档范围。 第六条：上级机关文件材料应归档的有。 ?? （一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料； ???（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 ???（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 ???（四）其他文件材料。 第七条：公司文件材料应归档。 ???（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 ???（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各门店及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件； ???（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告； ???（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料； ???（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料； ???（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本； ???（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如贸易、证券、信贷、租赁、贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； ??（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； ??（九）公司及各部门、各门店成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料； ? （十）公司及各部门、各门店制定的规章制度等； ??（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； ???（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； ???（十三）公司及各部门、各门店干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料； ???（十四）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等； ???（十五）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料； ???（十六）公司或部门有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； ???（十七）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证； ???（十八）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 第三章?? 立卷归档要求 第九条：公司各部门应在每年1月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司办公室移交。 第十条：各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 第十一条：各单位向公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。 第十二条：归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。???? （二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 ????（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； ????（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 ????（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也