办公用品采购管理办法.docVIP

PAGE 第 PAGE 3 页 共 NUMPAGES 3 页 办公用品采购管理办法（试行） 一、总则 1、目的：规范公司办公用品采购，保障采购物品质量，降低采购成本，保证及时供给。 2、办公用品：办公所需的耐用品和消耗品，包括文具、帐表、纸张、办公自动化设备和耗材、劳保用品、卫生清洁用品。 二、权责 1、行政部负责办公用品的日常管理统一采购，统一发放，集中管理，统一回收处理。 2、财务部负责审计办公用品的采购价格和台账。 3、各部门向行政部报送《办公用品采购申请》。 3、行政部月初汇总各部门《办公用品采购申请》，并组织公司办公用品月度采购审批会，邀请各部门领导参加，总经理对《办公用品采购申请》进行审批。 三、办公用品的分类 公司为员工个人配置的电脑、办公桌椅、电话机。 员工日常工作所需的纸、笔、计算器、帐表等办公文具。 部门配置的文件柜、传真机、打印机等。 公用办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。 四、月度统一采购 1、根据办公用品的需求情况，各部门提前汇总部门下月办公用品申领计划，经部门领导签字确认后，于每月25日前递交行政部。 2、根据各部门递交的申领计划，行政部查对库存，对存在缺项或数量不足的，及时编制详细的《办公用品采购计划表》，月底递交总经理审核。次月5日前，总经理召开公司月度采购会。 3、月度统一采购在总经理审批后及时采购。 4、大宗办公用品的采购，公司临时组建采购小组（2至3人）参与询价、议价，选择合适供应商，签订购销合同。 5、月度采购流程：各部门向行政部递交办公用品采购计划——行政部查对库存，编制办公用品采购计划表，递交总经理审核——总经理组织召开月度采购会，审核、调整、签字——行政部人员组织人员采购——采购物品办理入库登记——物品向申请部门发放，并办理出库登记——报销采购费用。 五、临时紧急采购 1、仅适用于行政部库存中缺少，确需紧急到位，且不能纳入月度统一采购的办公物品。行政部库存中有的，直接向行政部申请即可。 2、遇到紧急采购情况，各部门需递交《临时紧急采购申请》，经总经理批准后，委托行政部采购或部门自主采购。 3、临时采购流程： 部门递交申请单，部门领导签字——总经理审批签字——委托行政部采购或部门自主采购——行政部办理物品入库，纳入公司财产管理——行政部办理出库手续，将入库单交予采购人员。 六、相关要求 1、采购时，采购人须向供应商索取相应正规发票和物品清单。 2、物品采购后，必须2天内办理入库手续。 3、物品管理员必须秉持“先入库，再出库”，严禁未入先出。 4、采购人员办理入库手续后，按财务要求，填写报销单（包括采购申请单、相关票据及行政部提供的入库单）经部门领导审核、总经理批准后，方可到报销。 5、为保证公司财产纳入管理范围，无行政部提供的物品入库单，财务部将不予报销。 6、行政部将按照采购审批单，结合各部门采购申请发放办公用品。 7、本办法自2012年12月1日起执行。 单位名称 行政部 流程名称 办公用品月度采购 层次 3 任务概况 办公物品采购 单位 各部门 行政部 总经理 财务部 节点 A B C D 1 2 3 4 5 开始 开始 1、汇总部门下月申领计划2、部门领导审签 1、汇总部门下月申领计划 2、部门领导审签 1、 1、物品出库登记 2、领用物品 1、盘查库存情况 1、盘查库存情况 2、收集各部门申领计划 3、编制办公用品采购计划 组织采购 组织采购 1、物品入库登记 1、物品入库登记 2、通知领取物品 填写采购报销单 填写采购报销单 未通过 未通过 审核：1、行政部递交的月度采购计划2、库存中缺少且需紧急采购到位的临时采购通过通过审批审批 审核： 1、行政部递交的月度采购计划 2、库存中缺少且需紧急采购到位的临时采购 通过 通过 审批 审批 未通过 结束审单、报销 结束 审单、报销 公司名称 密级 共 页 第 页 编制单位 签发人 签发日期