库管和采购工作流程图.docVIP

《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》 《固定资产采购及借款流程》 一、办公用品及礼品采购流程： 库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”（含办公用品及礼品）。 “ “办公用品采购” 每月第一周由各部门指定的统计人向库管员申报纸质版的下个月《办公用品采购计划》，并由申请部门负责人签字确认。 （不含电子耗材类） “礼品采购 “礼品采购” 每月第二周由库管员根据“礼品最低库存量标准”并结合实际常用情况进行统计，整理后统一发起“礼品采购申请流程”。 （由采购员询价后提供给库管员最终报价） 每月第二周由库管员针对各部门上报的采购计划进行筛查和汇总，同时结合库房内其它已低于“办公用品最低库存量标准”的办公用品一并发起“办公用品采购申请流程”。 （采购员询价后提供给库管员最终报价） 监管员（ 监管员（办公室主管）审核 办公室 办公室领导审批 公司总裁审批（礼品 公司总裁审批 （礼品、固定资产及预算外采购） 财务审批 （办公用品及其它预算内各项采购） 财务审批 财务审批 采购员提前联系供货商备货 采购员提前联系供货商备货，要求月底前到货，此流程全部结束 二、办公用品及礼品入库流程： 分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况。 “ “采购入库” 每月底前采购员联系供货商送货，由采购员、库管员和监管员三方共同验收后入库；库管员将根据《采购计划》逐一核对，确保物品无误，同时填写纸质《入库单》，三方分别签字确认。 “退库后 “退库后入库” 库管员发起“采购入库流程”后直接确认结束 库管员发起“采购入库流程” 监管员（ 监管员（办公室主管）审核 办公室 办公室领导审批 库管员确认入库后 库管员确认入库后， 数据自动更新（增加） 三、办公用品及礼品（出库）领用流程： 办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电子耗材类及其它类”。 礼品类别分为“A类礼品和B类礼品”， 其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆品、生活日用品及其它礼品”；B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶”。 因公司接待较多，领用礼品比较频繁，根据公司实际状况分析，现95%以上情况均属于先领用后补（倒推）流程。因此现办公室规定：各部门领用办公用品或礼品时，应由申领部门发起领用流程，并由申领部门负责人确认；公司上级领导领用办公用品或礼品时，应由库管员直接发起领用流程（倒推），为确保流程严谨性，建议：最好由公司秘书办公室通知，然后再由办公室主管以及主任审批。 “ “公司领导领用”时 库管员直接发起“领用流程”（倒推） “各部门正常领用”时 申请人直接发起“领用流程” “办公用品及礼品领用” “办公用品及礼品领用” 秘书办公室确认 “礼品领用” 申请部门总监确认 “办公用品领用” 申请部门经理确认 监管员 监管员（办公室主管）审核 办公室领导审批库管员直接结束， 办公室领导审批 库管员直接结束， 办公用品库数据自动更新（减少） A类礼品B类礼品 A类礼品 B类礼品 总裁审批 总裁审批 库管员 库管员直接结束， 礼品库数据自动更新（减少） 四、退库流程： “ “办公用品及礼品退库”时 应由库管员发起“退库流程” 退库人确认（库管员可选择公司所有人） 退库人确认 （库管员可选择公司所有人） 监管员 监管员（办公室主管）审核 办公室领导审批 办公室领导审批 库管员确认结束 库管员确认结束 （数据库不自动更新，需库管员发起“入库流程” ） 五、日常费用报销流程： 此流程属于各部门共享流程。 报销种类分为“借款后报销”和“直接报销”两种情况。 报销内容包括“预算内和预算外费用”。 通常报销的是“预算内费用”，包括：通讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其他费用、固定资产和礼品费用等11项。 说明：无论先借款后报销或直接报销，报销流程全部由库管员负责发起，要求必须附上发票、相关审批流程及明细。如：先借款后报销时，应在报销流程中注明借款金额并附上发票、签报和借款审批流程扫描件；如：直接报销时，应在报销流程中附上发票和采购计划审批单等相关明细。 一般惯例，办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月《采购计划》的发票（按月结算）。库管员申请报销时，发票金额应与月份相对应的《采购计划》金额相符。即：库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程， 具体流程如下： 库管员直接发起《日常费用报销流程》， 库管员直接发起《日常费用报销流程》， 并附上相关审批单扫描件以及发票 监管员（ 监管员（办公室主管）审核 办公室领导审批 办公室领导审批 财务审核（办公用品及其它预算内费用 财务审核 （办公用品及其它预算内费用审批） 总裁审批 （礼品、固定资产及预算外费用审批） 财务审批 财务审批 出纳结束 出纳结束 《费用借款申请流