Excel多种数据汇总方法分析.docVIP

PAGE PAGE 1 Excel多种数据汇总方法分析 　　摘要：Excel提供了多种数据汇总方法，可以对数据列表中所包含的大量数据进行汇总并加以分析，从而提炼出有助于决策的信息。通过实例，介绍了几种常用的数据汇总方法的具体应用，并指出了各自的特点，可以帮助用户在实践中高效地进行数据分析。 　　关键词：Excel；数据汇总；数据分析 　　中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）04-0802-03 　　TheAnalysisofVarietyofDataAggregationMethodsinExcel 　　LIHua 　　（ComputerandNetworkCenter，CommunicationUniversityofChina，Beijing100024，China） 　　Abstract：Excelprovidesavarietyofdataaggregationmethodstosummarizeandanalyzelargeamountsofdata.Thevaluableinformationcanbeextractedbythesemethodstohelpmakedecision.Thispaperintroducedseveralgeneralapplicationsofdataaggregationmethodbydetailexamplesandpointedoutthecharacteristicsofeachmethod.Itcanhelpusersanalyzedatamoreefficientinworkingpractice. 　　Keywords：Excel；dataaggregation；dataanalysis 　　Excel软件已广泛应用于各个行业，无论是哪一个行业，只要和数据打交道，Excel几乎是首选的工具。数据分析是Excel提供的主要功能之一，而数据汇总又是主要的数据分析工具，可以对数据进行由粗到细、由多到少的处理，为管理人员做好决策提供有用的参考信息。Excel提供了多种数据汇总方法，常用的汇总方法有“分类汇总”、“数据透视表”、“合并分析”、“模拟运算表”等。 　　1分类汇总 　　分类汇总是将数据按照某个关键词段分类，并对关键词段值相同的记录进行汇总的方法。以下面图1“考勤应扣款计算表”为例子，用分类汇总计算每个部门的基本工资的总和以及扣款合计的总和。 　　操作如下：先按部门排序（和排序次序无关，可以升序排序也可以降序排序），然后单击“数据”选项卡的“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中选择分类字段为部门，汇总方式为求和，汇总项为基本工资和扣款合计，将得到所需要的汇总结果。 　　分类汇总的特点： 　　1）以三级结构的形式显示出汇总结果和明细数据，既可只显示汇总数据，也可以根据需要显示明细数据。 　　2）不适合进行多级汇总分析。当分类字段增加或对某一个被汇总字段进行多种不同的汇总时，需要完成多级分类汇总，而分级结构的层数增加使得表的结构复杂。如在“考勤应扣款计算表”中计算不同部门、不同职位的基本工资的最大值时或计算不同部门基本工资的最大值和最小值时，需要做多级分类汇总。 　　3）不能直接“剥离”汇总结果。若要复制汇总结果，简单的操作方式是单击分级显示符号数字2后，选择汇总结果，在“定位条件”对话框中选择“可见单元格”，进行复制粘贴到目标区域。 　　4）当数据源需要更新时，只能在“分类汇总”对话框中选择“删除分类汇总”，重新完成分类汇总。 　　2数据透视表 　　数据透视表是Excel提供的可用来快速汇总大量数据的工具，可交互式地进行数据的分析，被公认为是Excel最强大的数据分析工具。 　　操作如下：单击目标单元格，选择“插入”选项卡的“数据透视表”命令，在“创建数据透视表”命令中选择数据源和数据透视表的位置，在“数据透视表字段列表”窗格中设置筛选字段、行标签字段、列标签字段、数字字段以及汇总方式。 　　数据透视表的特点： 　　1）运算速度快，与函数相比，计算速度提升很快，可以认为是Excel计算速度最快的功能。 　　2）布局结构非常灵活，修改非常方便。可以用不同的角度对数据进行汇总，可以对多个汇总字段进行汇总，也可以对同一个被汇总字段设置不同的汇总方式，还可以增加计算字段或计算项。 　　3）数据透视表的数据源可以是数据列表，也可以是数据库等外部数据源，也就是说可以直接根据外部数据源创建数据透视表，这是其他汇总方式所没有的特点。 　　4）数据透视表不能自动更新，当需要更新时，需单击数据透视表工具中的“刷新”按钮。 　　数据透视表功能非常强大，是用户首选的汇总工具，但使用时也有一些缺陷。如： 　　1）Excel2007开始，数