达华工程管理有限公司文件管理制度.docVIP

PAGE PAGE 49 达华工程管理（集团）有限公司 文件管理制度 编号：ZHB- 07 编制部门：综合办公室 (一)总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。 第三条 全公司各类文件分别由综合办公室归口管理。 (二)收文的管理 第四条 公文的签收1、公司的各种来文 (公文、公函等)均由综合办收发员签收，并附《文件传阅处理单》，对来文进行登记、编号； 2、各部门参与会议、洽谈直接带回的文件，应先交给综合办公室进行登记，不得个人保存； 3、应由公司领导亲自签收、启封的文件，领导启封后应交综合办公室登记、编号； 第五条 公文的阅批与分转 1、收到的公文，由综合办公室主任提出拟办意见后，再由公司主管领导作出批示，再交综合办公室统一转办，处理。 2、综合办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导于收到文件后，一个工作日内对相关科室提出办理意见。若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。??? 3、各部门接办文件后，在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理，但需要部门办理人员签字。???? 4、需要部门留存的文件，部门自行复印。所有文件必须放在文件传阅夹内，于1个工作日内交回综合办公室，若遇特殊情况，最迟于次日下午交回综合办公室，由综合办公室统一归档，??? 5、急办事项的文件，若分管领导都外出，则可先予办理后补签。??? 6、办公室负责公文传阅的同志，及时在文件收发传阅登记表上对传阅过程进行相应登记。 7、综合办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放。 (三)发文的管理 第六条 发文的规定1、全公司上报下发正式文件，由综合办归口管理，其他部门一律不得以公司名义下发正式文件。 2、对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由公司总经理批准签发。其余文件均由公司分管领导批准签发。 3、所有发文，内容、格式必须符合国家有关公文的发文规定，所有文件一律用A4纸，主标题用黑体二号字，正文用仿宋小三号字；第七条 发文的范围：1、凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、公司下发文件主要用于：(1)公布全公司规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；(4)公布全公司性的重大经营管理、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关全公司的重大事项；3、公司上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同项目单位联系有关工公司重大业务、工程项目管理等事宜。4、在公司日常经营管理、传达公司领导指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 (四)发文程式与要求 第八条 发文程式规定：1、各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，以及对外公函，应事先请示公司主管领导；2、公司领导同意后，主办单位应以工作实际需要草拟文件初稿；3、草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确；特别是文稿内容涉及到党和国家方针、政策和上级有关规定的，一定要先查阅有关文件后再动笔，务必做到观点正确。文稿内容涉及到项目情况、工程业绩的,一定要情况清楚，事实确凿。同时，要了解领导的意图，正确反映领导确定的意见。最后须注明发放范围、份数，并附必要的参阅件。并按照规定的格式、字体打印，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4、文稿拟就後，拟搞人应填附《发文审批单》，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，标定日期和密级，有拟稿人、部门负责人签名后，交综合办初审；5、综合办应有关文件规定、公司领导有关指示，对文稿进行审查和修改。对文字错漏严重、内