档案管理制度文件记录控制程序.docxVIP

四川大智工程技术有限公司 档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司档案工作业务建设，确保各类档案完整、准确、规范、安全，结合公司实际，制定本制度。 第二条 公司档案，是指公司在生产经营活动中形成的，具有利用保存价值的各种文件、图纸资料等不同载体、不同形式的档案，包括文书档案、工程档案和会计档案。 第三条 资产公司综合部是公司档案管理归口部门，集中管理公司档案。 第二章 档案管理职责 第四条 公司商务部是公司文书档案的立卷归档部门，负责公司文书档案材料的收集、整理、立卷、归档等各项工作，对文书档案的齐全、完整负责。 第五条 公司工程部是公司工程档案归档的立卷归档部门，负责公司工程档案材料的收集、整理、立卷、归档等各项工作，对工程档案的齐全、完整负责。 第六条 资产公司财务部是公司会计档案的立卷归档部门，负责公司会计档案资料的收集、整理、立卷、归档、管理等各项工作，对会计档案的齐全、完整负责。 第七条 事业部性质的职能部门，文书档案统一归属商务部整理归档，工程档案按公司档案管理要求承担收集、整理、立卷、归档等各项工作，对工程档案的齐全、完整负责。 第三章 档案材料收集 第八条 文书档案归档材料收集及范围 序号 档案材料 收集整理部门 立卷归档部门 1 公司设立和变更的申请、审批、工商行政登记、各类证书、产权、产权界定以及企业终止、解散、合并、合资合作经营等方面形成的文件材料和实物（奖状、奖旗、奖章、奖杯、奖牌等） 资产公司综合部 资产公司综合部 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件资料 资产公司综合部 资产公司综合部 3 公司金融、税务、财务、审计和人力资源管理方面形成的文件资料 资产公司综合部 资产公司综合部 4 国家颁布与公司有关的需要执行的标准、规程、规定等文件资料 业务部门 商务部 5 公司自行发布的各项规章制度 商务部 商务部 6 公司总经理办公会议及重要专业会议形成的记录、文件材料 商务部 商务部 7 公司生产经营过程中形成的合作协议、合同、招投标、商务谈判、经济纠纷、诉讼仲裁等方面形成的文件资料 业务部门 商务部 8 声像材料（照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、光盘、软盘、录音带、录像带） 业务部门 商务部 9 其他具有利用和保存价值的资料。 业务部门 商务部 第九条 工程档案归档材料收集及范围 序号 档案材料 收集整理部门 立卷归档部门 1 产品研发资料（产品开发过程形成的全部技术资料）。 业务部门 商务部 2 工程施工及安装、调试资料（现场勘查资料、技术方案、 施工方案、开工报告、安装及调试记录、整改通知书、工程概预算、决算资料、竣工资料、验收报告、赔付等） 业务部门 商务部 3 自购工程机械、设备、仪器使用说明书、试验报告、图纸、维修、检修等文件资料（二级档案）。 使用部门 商务部 4 基本建设（装修）材料 资产公司综合部 资产公司综合部 5 其他具有利用和保存价值的资料 业务部门 商务部 第十条 会计档案归档材料收集及范围 由资产公司综合部代行公司财务部职能，按会计档案相关规定执 行。 档案材料整理 文字类材料整理要求： 1、归档材料必须是原件，要求内容齐全、完整，不缺页、无破损。 2、需要审批的文件材料，审批人签字必须完整，签字栏不得空白。 3、需要加盖印章的文字材料，用印必须清晰完整，不得缺印。 4、按事件独立装订，事件涉及的各项材料按材料发生时间排列，须齐全、完整。 第十二条 录音、录像等声像材料要经过编辑整理，按事件刻制成光盘或保持原录音、录像带，并附文字说明（时间、地点、事项）。 第十三条 照片等影像材料要编辑整理入像册，按事件编写文字说明（时间、地点、事项）。 第五章 档案材料立卷 第十四条 按照年度、保管期限分类立卷，不能混装。 文书档案和工程档案分类及保管期限表 序号 档案材料 保管期限 归类 秘密 1 公司设立和变更的申请、审批、工商行政登记、证书、产权、产权界定以及企业终止、解散、合并、合资合作经营、上市等方面形成的文件材料。 永久 文书 ▲ 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料. 永久 文书 ▲ 3 实物和声像材料 永久 文书 4 金融、税务、财务和审计管理方面形成的文件材料 永久 文书 ▲ 5 经济纠纷、诉讼仲裁等方面形成的文件材料 永久 文书 ▲ 6 总经理办公会议及重要专业会议形成的记录、文件材料 长期 文书 ▲ 7 公司生产经营过程中形成的合作协议、合同、招投标、商务谈判等方面形成的文件资料 长期 文书 8 规章、规范、制度等文件材料 短期 文书 9 基本建设（装修）材料 永久 工程 10 产品研发资料（产品开发过程形成的全部技术资料）。 长期 工程 ▲ 11 工程施工及安装、调试资料（现场勘查资料、技术方案、 施工方