电子邮件使用管理制度.docVIP

北京东方信德房地产经纪有限公司 PAGE PAGE 2 总部地址：北京市东城区朝阳门北大街3号第五广场A座16层 电话 门店地址：北京市朝阳区东大桥路8号SOHO尚都2栋2188号 电话电子邮件使用管理制度 电子邮件系统 电子邮件系统，是公司重要的对内/对外沟通工具之一，目前承担着内部审批、日常管理和沟通交流的作用，是公司合法授权下开放给公司员工的主要工具，属于公司财产的一部分。作为公司员工，我们应该能够理解，邮件系统所承载的功能和重要性。严格遵守邮件使用管理规定，其意义不仅是遵守国家法规和符合公司管理要求，更重要的是提高我们整体的工作效率，使办公流程专业化、系统化。 本文中制定了邮件使用的重要程度及惩处标准。重要程度及惩处标准分为三级（A/B/C），并标识了分属于国家法规还是企业规定，具体每条的分属类别见上述要求每条后面括号中的标识。 在下文要求中，所有标识“▲”的作为公司员工必须遵守的要求，除此之外其他的要求都是推荐最佳实践，请参考执行。? 邮箱的拥有及责任归属 对于新入职员工，依照工作性质和职位的需求在办理入职手续的同时完成邮箱申请手续的办理，使之在 入职当日就能利用邮件正常开展工作。 ?邮箱开通后，使用和管理归申请责任人所有。如申请责任人离职，信息技术部须更改其邮箱密码，并将邮箱使用权交给其直线经理延用1周，以便正常的工作交接。 使用责任人在首次领取到用户名和口令后，须先更改初始密码，以避免可能出现的邮箱盗用或邮件丢失等问题。（A类/公司规定） 邮箱使用过程中，用户名和密码仅允许使用责任人持有，并有责任和义务保护好自己的密码，不得转交给任何其他人使用，由于密码泄漏所带来后果由该邮箱使用责任人承担。（B类/公司规定）?? 邮件的内容 严格禁止在邮件中发送含有以下相关的内容，包括： 严格禁止制作、复制、发布、传播包含以下行为的信息：（C类/国家法规） 反对宪法所确定的基本原则的； 危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的； 损害国家荣誉和利益的； 煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的； 破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的； 散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的； 散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的； 侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的； 含有法律、行政法规禁止的其他内容的。 不得有下列行为：（C类/国家法规） 未经授权利用他人的计算机系统发送互联网电子邮件； 将采用在线自动收集、字母或者数字任意组合等手段获得的他人的互联网电子邮件地址用于出售、共享、交换或者向通过上述方式获得的电子邮件地址发送互联网电子邮件。 不得有下列发送或者委托发送互联网电子邮件的行为：（C类/国家法规） 故意隐匿或者伪造互联网电子邮件信封信息； 未经互联网电子邮件接收者明确同意，向其发送包含商业广告内容的互联网电子邮件； 发送包含商业广告内容的互联网电子邮件时，未在互联网电子邮件标题信息前部注明“广告”或者“AD”字样。 禁止发送违反公司管理规定的，违背公司文化，或可能导致损害企业利益的信息。（C类/公司规定） 禁止在未经审批或授权范围外，向公司以外人员/机构发送公司的涉密信息。（C类/公司规定） 禁止发送经营自己/他人业务的信息。（C类/公司规定） 禁止发送侵犯知识产权，如传送或允许非法传送有版权保护的材料。（B类/公司规定） 禁止发送授权范围之外的信息。（B类/公司规定） 禁止发送与工作无关的内容，特别是在与自己工作的无关范围内发送与自己工作性质无关的信息。（A类，情节严重的可上升为B类/公司规定） 禁止发送垃圾邮件或带病毒性的文件。（A类/公司规定） 书写电子邮件时，避免以下情况： 指责和评论他人（比如：“这是他的错”）。 写一些臆测的看法（比如：无事实依据地说设备是“不安全”的）。 过于吹嘘或夸大（比如：“我们保证100％合格”）。 就敏感或机密的话题 “闲聊”，或就重要问题开玩笑。 向非受雇佣公司“下命令”或“做决定”。一般情况下，只能向无任何雇佣关系的公司提供咨询活动。? 对发送与回复的理解 如何发送： 发送 正确做法：发送栏中，应为与信息接收内容直接相关的接收方邮箱地址，而且明确你对每个人的要求和行动是什么。 好 处：收件人可以一目了然地知道，谁应该重点关注这封邮件的内容。 误 区： 避免将邮件发给不相关的同事。 避免将邮件群发给全体员工。 在一个邮件的工作内容处于内部讨论而没有形成团队的最终意见之前，或尚未得到直线经理的确认之前，请避免越级汇报；除非该邮件处于紧急或关系公司重大业务决策的