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档案归档整理流程图 收集应归档的文件材料收 集齐全完整 收集应归档的文件材料 收 集 齐全完整 盖 档 号 章排 序编 制 页 码分 类确定期限归档判断编 制 检 索工 具打 印 目 录装 盒 排 架电 脑 著 录装 订判断文件是否归档依照归档范围，慎决定文件去留 盖 档 号 章 排 序 编 制 页 码 分 类 确定期限 归档判断 编 制 检 索 工 具 打 印 目 录 装 盒 排 架 电 脑 著 录 装 订 判断文件是否归档 依照归档范围，慎决定文件去留 确定归档文件的保管期限 准确客观 按部门 分类方法科学、适用，保持相对稳定 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”装订 便于保管利用 按期限—机构—时间三个层次排列 顺序相对固定 在每一“件”的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、准确 有关的的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 按件号顺序装盒、上架 不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 (三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 二、文书档案管理 (一）归档范围 1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、培训协议等。 3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类:质量管理方面的制度。 5、技术类:产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。 （二）文书的档案立卷 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。 三、档案的借阅及销毁 (一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。 （二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。 (三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经部门负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。