公司公关活动接待组织流程总结.docVIP

邀 请 函 XXX有限公司 XXXXX总经理： 诚意邀请您于XXX年XX月XX日上午光临在XX举办的XXXXX仪式。商祺！ XXXXXX有限公司 总经理 XXX XXXX年-XX月-XX日 注： 下为邀请函回执单 下为邀请函回执单 单位名称 XXX 有 限 公 司 来宾个数 　 来宾姓名（联系方式） 性别 来访行程 到达具体时间 住宿否 来访日 住宿日 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 来宾姓名 性别 返程行程 返程时间 返程票预订 返程票付费 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 备注：此表为应邀单位秘书填写并邮件或传真回执；可根据需要自由调整表框数。回执邮箱：xxxxxx；联系人：xxx，137xxxxxx。 活动组织行程单 XXXX行程单 年 月 日 组织方 　 联络人 　 联系方式 　 住宿地点 　 月 日 项目 早餐 活动一 活动二 午餐 活动一 活动二 晚餐 活动一 活动二 时间 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 地点 集合：酒店大堂开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 车务 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 陪同人员 　 　 　 　 　 　 　 　 　 月 日 项目 早餐 活动一 活动二 午餐 活动一 活动二 晚餐 活动一 活动二 时间 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 集合：用餐： 准备：开始： 准备：开始： 地点 集合：酒店大堂开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 集合：开始： 车务 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 等待：出发： 陪同人员 　 　 　 　 　 　 　 　 　 备 注 要求：XXXX； 活动公关接待流程 一、活动类别 （一）签约类活动 （二）谈判类活动 （三）庆祝类活动 （四）重要领导考察活动 （四）走访、视察、参观类活动 二、来宾身份类别 （一）重要谈判投资合作方 （二）一般商人 （三）政要重要领导人物 （四）一般政要领导、记者等 三、来宾归属地类别 （一）赣州市外 （二）赣州市内 四、活动接待安排程序 原则是热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理，方针是灵活应变。 （一）活动前期准备工作：《活动策划书》的撰写 1、主题 活动的名称 2、时间 活动时间 3、地点 活动地点 4、人物 活动负责人，活动主持人，活动参加人（政要领导、合作人、其他友方等） 5、工作安排与细节 （1）活动流程的制定； 主持人发言，领导致辞，活动开始，活动过程、活动结束，盛宴。 （2）《邀请函》、《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》、《来宾详情表》、《活动行程单》的统计； 先发送《邀请函》、《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》至对方邮箱，并要求回执。按照《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》上的来宾信息填制《来宾详情表》、《活动行程单》。不同的来访单位有不同的自行程安排，所以要根据要求有针对性的制定各单位行程安排。 （3）参会人员名单确立，用餐人员名单确立，住宿人员名单确立，会场站位安排，用餐桌次安排； 根据身份，按照重要程度分配位置，并分配陪同领导。 （4）接客车的安排； 每日各项活动接车地点、送往地点，接车前集合时间与发车时间。 （5）下榻酒店的预定与分配，用餐餐厅预订，菜单定制； 依据住宿于餐饮标准，选择住宿酒店与用餐酒店，两者尽量安排在同一地方。所有的预定房间规格尽量相同，若有不同则按照档次高低依据宾客身份高低依次下分。 每餐安排的菜单要提前预定，用餐时间、用餐地点要提前安排。必要情况下办事员与领导用餐分开进行。 （6）活动会场安排，活动前休息室安排，谈判室安排； 重要活动会场安