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办公用品管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强集团公司办公用品的管理，保障后勤服务，更好地控 制成本，节约办公费用，明确管理职责，根据公司实际情况，特制定本制度。 第二条 本制度中的办公用品，分为办公设备用具、办公文具用品二类。 第三条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。 第二章 管理职责 第四条 总经办为公司办公用品的归口管理部门，统一负责公司办公用品的购置、验核入库、保管、领发、库存统计等工作。 第五条 总经办负责办公用品的购买、维修、调配、费用支付等工作。 第六条 总经办负责办公用品的入库核验、保管和领发工作。并建立台帐，统计报告办公物品进出及存量情况。 第七条 使用部门(使用人)负责对自用办公用品的保管、使用。 　　 第三章 办公用品的购置 第八条 办公设备用具是指电话机、电脑、传真机、空调、电风扇、复印机、保险柜、冰箱、电视机、桌椅、橱柜等办公资产。 第九条 办公设备用具的购置与配给 (一)公司所属各部门根据工作和业务需要，要求配置办公设备用具的，以部门为单位，填报《物品申购单》或申请报告，交总经办负责办理审批手续。具体操作过程参照公司规定审批程序办理。 (二)在购置办公设备用具前，总经办应实行“先调配，后购买”的原则，在无库存和调配可能的情况下，再办理购买审批手续。 (三) 总经办根据领导审批意见，要以“优质、低价”为原则，到专业市场或商店作多方询价，并将询价后的品牌、规格、价格征得使用部门确认后，方能办理订购手续。 (四)对专业设备或特殊的办公设备用具，总经办可要求使用部门或相关专业部门协同购买。 (五)所订购的办公设备用具到货后，总经办应按《送货单》进行验收，核对品种、规格、数量与质量，在《送货单》上进行签收。并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。 (六)总经办负责已购办公设备用具的使用安装工作，办理使用部门 (使用人)的领用手续，并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。 (七)员工因离职、调职等退回的办公设备用具由总经办统一办理；使用转移手续或验收入库。 第十条 办公文具用品分为消耗品和管理品二种。 (一)消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、复印纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等； (二)管理品：直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、文件夹、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。 第十一条办公文具用品的采购 (一) 总经办办公用品负责人每月5日前填写《办公文具用品上月库存明细表》及《当月进货计划表》，送总经办审核后报总经理审批。做到以最小的采购量满足日常对办公文具用品的基本需求。 (二) 总经办根据已审定的《进货计划表》，直接向选定的供货单位订购所需用品。总经办对选定的供货单位要定期进行价格、质量测评，测评不符合条件的供货单位要及时更换。 (三) 总经办要掌握办公文具用品市场价格和最佳采购日期。在保证质量的前提下，努力降低采购成本。 (四)办公文具用品到货后，由办公用品保管员负责验收和填写《办公用品入库单》及办理入库手续，并在收货凭据上签字。 (五)办公文具用品的费用支付，由使用部门（使用人）根据收货凭据与供货单位结算，填写出《费用报销单》并附收据，送总经办审核后，报总经理审批报销。 第四章 办公用品的使用和管理 第十四条办公设备用具的使用和管理 (一)办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，总经办均须用台帐形式进行记录和登记。 (二) 总经办对配置的办公设备用具一律实行编号，在设备用具上标明使用部门(使用人)名称、编号以及购置日期等。 (三)各使用部门(使用人)对其所使用的办公设备用具，实行“谁使用，谁保管”的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。 (四)办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，应由使用部门(使用人)与总经办联系，由总经办负责办理各项维修与清洗事宜。 (五)经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，应由使用部门申请，经总经办审核，报总经理审批后予以报废处理。 (六)因使用或保管不当等原因，造成办公设备用具破损、丢失的，视情节轻重，使用部门(使用人)应承担相应赔偿责任。 (七)总经办每年12月份，会同财务管理部对公司所属办公设备用具进行一次清产核资工作，并制作《清查明细表》上报主管领导及存档。 第十五条办公文具用品的使用和管理 (一)各部门(人员)需领用办公文具用品时，应到总经办办理领用手续，并在《办公文具用品领用登记簿》上签字。 (二)人员离职时，应将剩余办公文具用品移交总经办。 (三)办公用品保管