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关于管理部文件管理规定 本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。 1、本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料。 2、责任部门及领导 公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司总经理领导。 3、管理职能 文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。 4、接收文件管理 4.1凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收。 4.2接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容， 4.3文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。 4.4为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。 4.5收文处理程序 4.5.1分类登记 文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类要求为：中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签，完整填写有关内容（内容要求见专用标签），交由公司办公室经理批转。 4.5.2批转 由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理，签写批转意见后返回办公室。 4.5.3呈送主管领导 由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。 4.5.4批示 由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回办公室。 4.5.5登记批示内容 由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。 4.5.6文件分类处理 由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文件、一般文件、传阅文件，然后进行相应文件处理程序。 4.5.6.1重要文件处理程序 重要文件进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制度》执行。 4.5.6.2一般文件处理程序 4.5.6.2.1执行 由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文件内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果返回办公室，并由办公室交总经理或主管副总经理。 4.5.6.2.2审查 由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件要求及主管领导批示要求。 4.5.6.2.3存档 由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。 4.5.6.3传阅文件处理程序 4.5.6.3.1送达传阅 由办公室将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还办公室。 4.5.6.3.2存档 由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。 4.5.7收文处理的要求 4.5.7.1 承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧处理。 4.5.7.2 重要电文、传真、急件必须当日阅办，阅办完毕后退公司办公室存档，业务性便函由承办部门存查。 4.5.7.3 两个或两个以上部门阅办的文件，要确定主办部门，主办部门接文后应主动与会办部门协商，在限期内拟办处理，如主、会办部门意见不一致时，应报告有关领导指示处理，不得拖延。 4.5.7.4 带附件的公文办完后，附件应同原件一起退公司办公室存档，因工作需要附件时，应在“文件处理签”上注明附件暂存某部门。 4.5.7.5 阅办后的公文，承办人应在“文件处理签”上签署承办情况，限期上报的文件，应注明已于某年某月某日报出，然后退公司办公室存档。 4.5.7.6 公司各部门应备有收文登记本，收退文件时要严格签字手续，防止丢失，若有短缺，须由当事者负责查找，并向部门主管领导报告，积极设法补救。 5、发文件管理 5.1 行文规则 5.1.1 以公司名义向上级机关的行文是上行文，向各部门的行文是下行文。各部门在各自的职权范围内，可根据公司常务工作会议精神、公司领导授权或有关规定，向上、向下行文。 5.1.2 向上级机关行文，不可同时向公司内各子公司、部门发送，向公司内部门行文，可抄报直接上级机关。 5.2 发文处理程序 5.2.1 文件起草 由发文部门起草确定待发文稿，文稿要求包括： 5.2.1.1 全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令。 5.2.1.2 完整、准确地体现领导意图。 5.2.1.3 重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范。文稿一律打印。 5.2.1.4 所有文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，在主