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物资采购结算管理办法 一、目的：为规范物资采购结算操作流程，强化风险控制，保障资金安全，根据河南煤化集团及XXXX控股物资采购和财务管理相关规定，结合我公司实际，特制订本办法。 二、适用范围：本办法适用于XXXXX范围内安全生产物资采购的资金结算管理。 三、管理原则：物资采购结算采用统购资金结算和自购资金结算相结合、分级结算的方式，遵循无预算不付款、不超预算付款、调整预算手续齐全的原则。 四、职责范围：物管中心、龙宇国贸负责统购物资资金结算管理，XXXXX负责自购物资资金结算管理，各层级严格按照XXXX控股相关财务管理规定和本办法有关执行。 五、采购结算分类：物资采购结算包括发票入账、资金预算及货款支付等环节。 六、采购发票入账结算： （一）供销部应根据合同约定和物资到货情况，及时向供应商催要发票，并对供应商送交的票证、单据进行初审，初审时应注意： 1.票据的种类、税率是否与购销合同约定一致。无特殊约定的，不得接收增值税专用发票外的其他发票。 2.即将到180日抵扣期限的增值税专用发票要谨慎接收，决定接收的，应及时办理相关手续，发票到我公司后须在三天内进行会签，并递交财务部，完成挂账手续；超过180日抵扣期限的增值税专用发票不得接收。 3.发票开具的商品名称、规格型号、数量、金额等要素与合同（送货通知单）、到货验收单是否三者一致。 （二）对初审不合格的发票，要立即退返供应商，并出具拒收证明，如不能重新开具，写出书面情况说明；对于初审合格的发票，应及时按XXXXX内控制度办理入账手续，不得积压票据、延迟入账。内部关联单位业务往来发票必须在当月完成入账。 （三）财务部在接收到相关入账单据后，要审核其合规性、合法性，按财务制度规定时间节点入账。 七、物资采购资金预算： （一）按照河南煤化集团及XXXX控股相关预算管理规定，物资采购资金执行货币资金预算管理制度，实行月度申报与审批。 （二）采购资金预算申报流程 供销部根据合同约定和履行情况以及当月资金状况、生产经营等情况，分别编制本月设备、材料类统购和自购货币资金预算，经财务部审核，并经主、分管领导审批后，报至龙宇国贸审核。 （三）采购资金预算的批复流程 1.XXXXX应根据XXXX控股批复的自购资金预算和龙宇国贸分配的统购资金预算额度，召开由主、分管领导主持，供销、财务等相关部门参与的资金平衡会（须按附件1格式会审会签并形成会议纪要），根据合同约定及履行情况、我单位经营情况，在保证安全生产的原则下，确定自购资金支付预算并据此执行，拟定统购资金支付预算，报至龙宇国贸。 2.物管中心、龙宇国贸对我单位报送的统购资金支付预算进行审核，编制统购物资月度资金支付预算，并据此执行。 （四）物资采购资金支付过程中出现需追加或调减预算额度时，需按XXXX控股相关规定报送调整申请表，经XXXX控股财务部审批后方可调整预算额度。当月实际支付额度不得超过调整后的月度预算额度。 八、物资采购资金支付 （一）财务部根据审批后的物资采购资金预算对外支付货款，在支付过程中应严格审核支付手续、签章等是否齐全，确保单据的真实性、合规性、合法性，严禁违规支付。 （二）采购资金支付流程 1.统购资金支付统一由物管中心、龙宇国贸办理。我单位应提前将所需款项划转至物管中心、龙宇国贸，并办理付款确认单；然后由我单位通知供应商持付款确认单、付款审批单、财务专用收据及办款人员授权委托书等单据，到物管中心、龙宇国贸财务部办理付款手续。 2.自购资金支付由供销部、财务部严格按照我公司相关内控制度及财务规定办理付款手续。 （三）支付质保金时，供应商除持上述规定的相关手续外，还需提供使用单位出具的签章齐全的质保金支付证明原件（附件2、3、4），内容主要包括投用日期、使用情况、质保期限、支付意见等，经审核无误后，方可办理付款手续。 （四）支付预付款项必须以已生效的购销合同为依据，按照合同条款约定，严格控制预付款支付。供销部应建立预付账款管理台账，项目要素齐全，做好后续跟踪监管，防范资金风险。 （五）财务部应建立对账机制，定期或不定期与供应商核对账目，确保双方债权债务清晰明了。如有不符，应查明原因，及时处理。 九、考核： （一）违反规定向客户付款的，追究部门领导责任的，出现一次罚款100元，并追究其他相关责任。 （二）不按程序规定，强行安排下属签订合同的，出现一次罚款200元，造成严重后果的，追究其领导相关责任。 十、附 则 （一）供销部、财务部及其他业务部室应根据自身实际，完善有关采购资金结算管理方面的制度、流程，防范资金风险。 （二）本办法由河南XXXXX实业有限公司负责解释。 （三）本办法自下发之日起开始施行。 附件： 1. 物资采购结算流程 2. XXXXX 月份 物资采购资金支付会审表 3. 质保金支付证明