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信件收发管理规定 工作时间内，收到的报刊、邮件、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日内完成，由各业务部门行政部人员负责签收。领导层的函件由秘书签收。并由签收人在进行向下分派。 任何人不得藏匿、私拆、损坏邮件，一经发现根据公司制度进行相应处分。 必须及时补充传真纸（尽量使用二次纸），并做好传真机耗材的更换工作。 邮件、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。 邮件登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。 挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回邮政公司。 收件人为公司名称的，交行政部处理。 平信信件的收件人已离职或没有此人的，通知收件人取回信件。没法联系收件人的，退回邮政公司。 包裹的接收由收件人亲自签收，如收件人不在公司可由前台人员致电收件人能否代收，同意后方能代签收。 行政部每年11月负责集团年度报刊杂志的订阅统筹工作，对逾期申请订阅的部门不予办理，其自行负责。 信函、文件、包裹的寄送单由发件部门负责填写，填写后交前台处登记备案，并交待相关的寄送事项。前台岗位只负责单件包裹的寄送，如批量的业务性包裹由发件部门自行负责。 接收信函、文件、包裹管理流程： 开始 开始 根据相应的物件进行签收 按《信件收发管理规定》处理 签收 有 无 登记 明确是否有收信件 前台文员 各部门文员 派发 其他 结束 外部单位 发来信函、文件、传真、包裹 分信 第十四条、 寄送信函、快件管理流程： 前台文员 前台文员 各职能部门 外部单位 封存寄送信函、快件、单件包裹 开始 填写快递公司专用寄送单及由相关领导审批同意《邮件快递申请单》 收到合格的《邮件快递申请单》电子审批文档后联络相应单位，并电子记录《邮寄登记表》 登记 接到服务要求 上门交接 处理发送 结束 第十五条、支持性文件 《快递申请单》 《邮寄登记表》 《报刊订阅审批表》 《信件及传真交接登记表》 《邮件快递申请单》 申请中心 申请人 申请日期 邮件明细 寄达单位名称： 寄送事由： 收件人姓名： 资料名称： 数 量： 价格： 是否到付：是 □ 否 □ 1、部门领导审批： 2、公司领导审批： 说明： 本申请单由申请人填写并须相关领导签名审批。 所产生的费用一律由该申请人所在公司/部门负责，前台负责协助联系快递公司。 本单交回行政部汇总。 《邮寄登记表》 年 月邮寄登记表 序号 寄件日期 寄件中心 寄件人 收件人 收件地点 寄件费用 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 此表由寄件人自行填写 报刊订阅审批表 申请中心 　 经办人 　 序号 报刊名称 周期 申请事由 费用 1 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 2 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 3 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 4 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 5 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 6 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 7 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 8 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 9 　 日刊□月刊□季刊□ 　 　 10 费用合计 　 部门经理审核 　 公司领导审核 　 年 月份杂志、信件、传真交收登记表 序号 日期 交收内容 数量 接收部门 签收人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17