人事档案管理制度(试行).docVIP

华盛江泉集团人力资源部 文件编号：JQHR—002 人事档案管理制度 版本号：01 PAGE3 / NUMPAGES3 目的 为将人事档案管理工作制度化，规范化，并维护人事档案材料完整的完整性、可用性、保密性等特制订本规定。 适用范围 适合集团各职能部门和各分子公司 职责 集团人力资源招聘部负责制订人事档案管理制度并监察实施； 各单位人事部门负责各单位人事档案管理； 特殊档案由各对应部门单独建档并管理； 集团人力资源招聘部负责对集团各职能部门、特聘人员、厂级以上管理干部的档案保管和维护，各级人力资源部按编制归属进行档案保管和维护； 人事档案分类 本制度所称档案系指纸制的书面材料，员工人事档案分为以下三大类： 入职档案： 员工登记表； 面试评价表； 身份证、学历学位证书、各种资历证书复印件； 体检证明； 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 培训档案： 新员工入职培训试卷、培训心得。 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 培训服务协议。 人员异动和奖惩材料： 试用期考核表； 任命通知； 各种考核记录表等； 各种奖罚通报记录。 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等。 人事档案的建档和归档 建档： 员工入职时，由办理入职的人事部门按要求对提交资料进行鉴别并建档； 建立目录清单，登记资料项目； 按照编号规则进行编号，按分类原则进行存放； 档案编号规则:各单位首字母简码+流水号 归档 按谁经办谁负责的原则对发生人员异动，培训考核等所产生的资料及时整理并归档； 在目录上补登材料名称及有关内容。 人事档案的转递 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递要求包装、密封，转走后登记注销。转到新单位后可重新换取档案袋。 人事档案使用 查阅和借阅 公司实施电子档案查询制度，各相应级别的人员使用NC人事档案系统自主查问； 各单位所保管的纸质人事档案由各人力资源部自行规定查询借阅程序； 集团人力资源部所管理的人事档案需集团副总级及以上级别申请方可查询或借阅； 借阅人必须严格履行借阅手续，借阅时间不能超过两周,使用完毕，完整归还。 出具证明材料 因员工个人需要需人力资源部出具证明材料的，由各级人力资源部负责出具，出具的证明材料经认真校对、审查，按所规定的公章审批程序加盖公章。 档案稽查 集团人力资源招聘部负责对各级档案管理情况进行稽查评估，稽查主要包括以下方面： 档案保存规范程度； 档案的完整性； 档案的准确性； 档案的规整性； 人事档案保密规定及保存期限 公司各级人力资源部门或行政部门要设有人事档案的管理的负责人，保管人员不得私自对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。 本制度由集团人力资源部制订并解释，自下发之日起试行六个月，试行期间随时进行修订。 集团人力资源部 二〇一四七月三十日 .