2019年某公司会计档案管理办法.docVIP

PAGE 4 会计档案管理办法 1.目的 为加强会计档案管理,根据《会计法》,和《会计基础工作规范》,结合本公司实际情况特制定本办法. 2.适用范围 凡是本公司的会计凭证,会计账簿,会计报告,查账报告,验资报告,财务会计制度等各种会计资料均应归档,并适用本办法. 3.职责 3.1财务部负责会计档案管理工作,并接受总经理办公室的工作监督. 3.2财务部经理是会计档案管理工作责任人.财务部经理安排专人负责会计档案的收集,整理,制作,保管,使用管理等工作. 3.3财务部经理负责保管以下会计档案,并负相应责任. 3.3.1公司重要经济合同,协议. 3.3.2资金计划. 3.3.3项目可行性报告,计划成本. 3.3.4公司下达文件,通知. 3.4财务部会计员负责保管以下会计档案,并负相应责任. 3.4.1公司原始凭证,会计账薄,会计报表(含年度报表资料),纳税资料. 3.4.2公司经济往来财务核算发生时各种原始资料. 3.4.3公司使用的收据,发票存根. 3.4.4有关销售协议,台账,原始凭证. 3.5由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人,移交人,接收人签字或盖章. 4.会计档案的收集,整理,归档 4.1会计报表应分月,季,年报按时归档,并分类填制目录. 4.2公司工程项目的会计档案,在项目启动时即建立台帐,预立项目会计档案卷;在项目合同关闭后,即整理,归档. 4.3其它会计档案,按照公司档案管理的一般要求定期收集,整理,归档,按顺序立卷登记. 5.会计档案的保存 5.1会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类,具体保管年限详见附表. 5.2会计档案的保管期满要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,总经理批准后执行. 5.3由会计管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时由总经理办公室和财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章. 6.会计档案的借用 6.1财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关手续. 6.2本单位非财务人员因公需要查阅会计档案时,必须经财务部经理同意,方能由会计档案管理人员接待查阅.档案管理人员应详细登记查阅人员的姓名,部门,查阅日期,会计档案的名称及查阅理由. 6.3外单位人员因公需要查阅会计时,应持单位介绍信,经总经理批准后,方能由会计档案管理人员接待查阅.档案管理人员应详细登记查阅人员的姓名,工作单位,查阅日期,会计档案的名称及查阅理由. 6.4会计档案一般不得带出公司,如有特殊情况,需要带出公司,必须经财务部经理审核,总经理批准,并限期归还. 7.记录 《会计档案交接单》,《会计档案借阅申请审批表》,《会计档案借阅登记簿》,《会计档案销毁清册》 会计档案保管期限 档案名称 保管期限 (一) 会计凭证类: 1,原始凭证,记账凭证 15年 其中:涉及外来和对私改造的会计凭证 永久 2,银行存款余额调节表 3年 (二) 会计账簿类: 1,日记账 15年 其中:现金和银行存款日记账 25年 2,明细账,总账,辅助账 15年 3,涉及外来和对私改造的会计账簿 永久 (三) 会计报表类: 1,主要财务指标报表 3年 2,月,季度会计报表 15年 3,年度会计报表 永久 (四) 其它类: 1,会计档案保管清册及销毁清册 25年 2,财务成本计划 3年 3,主要财务会计文件 永久