2019年某公司会议室管理办法.docVIP

PAGE 1 会议室管理办法 第一章 总则 第一条、目的 为加强会议室的管理，保证会议室的安全、整洁及各种设施完好，确保各类会议的顺利召开及规范，提高会议室的利用率，特制定本办法。 第二条、适用范围 本办法适用于集团会议室管理各相关事项，公司全体人员应遵守本办法。 第三条、职责 会议室由行政管理部指定专人负责管理，统一安排使用。 第二章 会议室管理办法 第四条、日常管理维护 1．会议室仅限于本公司用于举行会议、教育培训、来宾接待、招聘面试等工作需要，公司所有人员除有上述规定的需要外，不得随便进入会议室。 2. 会议室环境卫生由行政管理部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫卫生，并做好日常清洁工作。 3. 会务人员每天要做好会议室场地及消防安全与设备检查工作，保障会议室资源不流失，并完成规定的日巡视工作。 4．会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得会务人员同意，任何人不得拿出或作为他用。 5. 会议室配置的影音设备由行政管理部负责管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会务人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向行政管理部报告，分析原因，明确责任。 6．会议室钥匙由行政管理部派专人管理。 第五条、使用管理 1. 各部门若需使用会议室，为避免时间冲突，需提前向行政管理部提交申请，由行政管理部统一安排。 2．行政管理部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切准备工作。做到会议室干净整洁干净，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯、饮用水，会后及时打扫清洁。 3. 各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备，会议室内不得随意乱贴乱画。 4．会议结束后，使用部门要整理会场，保持清洁，并到行政管理部办理交接手续。 5. 会议室使用完毕后，应随时关闭门窗和全部设施设备电源，切实做好各项安全工作。 6．会务人员须严格按照相关规章制度努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 第六条、会议申请与安排 1．公司定期举办的会议由行政管理部负责安排。 2．非定期会议由总裁提议或主管副总裁及议题相关主办部门负责人提拟。 3．公司级的会议由企管部与行政管理部负责安排，部门内部会议由部门内部自行安排。 4．已通知的非定期会议如遇特殊情况需重新安排的，会议组织部门最晚应在会议前1天通报行政管理部调整会议计划、通知与会人员。未经总裁批准同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。 5．会议安排应遵循小会服从大会、局部服从整体、非定期会议服从定期会议的原则，因处理突发事件而召集的紧急会议或总裁发起的临时会议除外。 6.公司级会议如需会务费用，行政管理部要在会议召开前报批费用计划，依据总裁审批的会务费用计划到财务部预支会议经费并严格按计划支出各项费用。 第七条、会场布置 1．会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排以及会议用品和设备的调配等。 2．会场空间必须便于与会人员进出和流动，确保整个会场格局紧凑、和谐。 3．会议用品及设备调配工作要细致周到，做好登记，便于统一管理。 4．会场布置根据会议规模确定，分为“A”、“B”、“C”三级。 4.1 A级（年终总结会）：桌签、桌花、水果、茶水及纯净水（瓶装）、午餐，餐标每人20元（上限），必要时晚宴，基本以圆桌餐形式，费用每桌800元/10位（上限，不含酒水、饮料）。 4.2 B级（季度总结会）：桌签、水果、茶水及纯净水（瓶装）、午餐。餐费标准每人20元（上限）。 4.3 C级（汇报会、研讨会、专题会、临时性会议）：均为公司内部人员参加，原则 上不做特殊布置，参会人员可自带水杯，若有分公司人员或邀请外部人员参加（提供基本服务：茶水及纯净水）。 5．会务负责人根据会场具体情况，判断其他必要性，斟情安排。但需报负责人同意后 方可执行。 第八条、其他服务工作 1．及时准备好会议期间的物品，如笔、纸张等。 2. 保证会场光线明亮，保持会场清洁卫生，协助会场摄影留念等，时间较长的会议要准备好茶水。 3. 如举办大型会议，会务人员还应特别注意消防安全问题，确保消防通道畅通、消防设备完好有效。 第九条、会议记录 1．会议需由专人负责记录，真实记载会议的情况，客观反映会议的内容和进程。会议记录包括会议的组织情况以及会议名称、时间、地点、出席者、主持人、会议议题、讨论发言、形成的决议等。 第三章 附 则 第十条、 本制度自发布之日起执行。 第十一条、人事行政管理中心负责本制度的最终解释。