接待设计方案(最全版).docVIP

26 - 27 - **会务活动接待方案 为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。 第一部分 基本情况 一、会议概况、日程 （一）活动主题 （二）活动地点 酒店 （三）活动日期 6月29日--7月1日具体安排如下： 6月29日陆续入住签到； 6月30日 7月1日 二、领导、嘉宾及参会代表情况 （一）评委及嘉宾名单 负责人： 表一 国际竞赛评委及其随行人员名单 序 号 评委 姓名 评委 简介 随行人员 情况 1 2 3 4 表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单 序 号 评委 姓名 评委 简介 随行人员 情况 1 助理1人 2 3 助理1人 4 5 助理1人 （二）集团领导及政府领导名单 负责人： 集团领导名单 公司参会领导及其顺行人员，预计3人。 政府领导名单 （1） ①市级单位参会领导 ②区级参会领导 ③专家学者 ④主办单位领导 （2嘉宾名单 ①市级单位参会部门 ②区级单位 Ⅰ参会领导 Ⅱ参会部门 ③专家学者 ④主办单位领导 （三）参赛团队人员名单 表三 参赛单位及人员名单 序号 单位 人员 人数 1 3人 2 人 3 人 4 人 5 人 目标人数:21人（以实际入住为准） 第二部分 筹备工作 一、工作任务 自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。 二、接待原则 （一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。 （二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。 三、工作分组 (一)接待组： 总负责人： 1.住宿接待组： 组长： 组员： 工作职责： ①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员； ②负责检查客房设施设备是否完好； ③负责在酒店做好迎接来宾服务； ④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口（会提供贵宾名单）； ⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品； ⑥协助办理退房服务。 2.膳食组： 组长： 组员 工作职责： ①明确用餐人员数量、用餐地点； ②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用餐安全问题； ③负责清点餐券数量，并分发餐券； ④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求； ⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品； 3.交通调度组： 组长： 组员： 工作职责： ①明确开车人员和对应车辆； ②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路； ③负责来宾的机场接送服务； ④负责会议期间来宾的用车服务； 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。 4.机票预定组 组长： 组员： 工作职责： ①明确嘉宾与评委往返行程； ②预定嘉宾与评委往返行程机票； （二）会务组 总负责人： 1.信息收集组 组长： 组员： 工作职责： ①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求； ②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。 ③负责收集招采部汇总的信息 ④负责收集营销部汇总的信息 ⑤负责收集设计部汇总的信息 2.会议报到组： 组长： 组员： 工作职责： ①设置签到处，负责参会人员签到； ②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入座； ③负责分发会议相关资料、伴手礼等； ④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达 ⑤为信息搜集组提供签到信息。 3.会场控制组： 组长： 组员： 工作职责： ①负责会议现场布置；（全员） ②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员） ③负责把控整个会议进行过程；（全员） ④负责对接媒体代表；（任俊颖） ⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君） ⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案； ⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。 4.嘉宾评委领导服务组： 组长： 组员： 工作职责： ①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等 ②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方 ③协助嘉宾与酒店的对接 ④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等 （三）协调组： 总负责人： 1.专家评委协调组： 组长： 组员： 工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。 2.竞赛团队协调组： 组长： 组员： 工作