如何建立行政后勤的长效服务机制.docVIP

调 研 课 题 课题名称：如何建立行政后勤长效服务管理机制 调研部门：　行政人事中心行政管理条线　　 调研时间：　　二O一一年十月　　 目　　录 1、行政管理工作的重要性 1.1行政管理是企业开展其他工作的前提 1.2行政管理是企业关心员工的具体体现 2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求 2.1处理好抓大事与小事的工作关系 2.2理顺管理与服务的关系 3、如何开展行政管理工作 3.1合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证 3.2做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境 3.3优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶 4、强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制 4.1加强固定资产管理 4.2重视办公环境管理 4.3做好行政费用管控工作 4.4建立、完善行政供应商库的管理 4.5档案、印章的规范管理 4.6提高会务与接待水平，提升公司形象 4.7定期开展行政后勤工作满意度调查工作 如何建立行政后勤长效服务管理机制 1、行政管理工作的重要性 行政管理是指企业内部为保证工作顺利进行，对包括物资、财产、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。管理的基本内容包括行政制度的制订和贯彻、办公环境管理、物资设备管理、生活管理和接待工作管理。它的重要性主要表现在以下两个方面： 1.1 行政管理是企业开展其他工作的前提 通过对日常事务的管理，承上启下，联系内外，促进企业内部各部门以及企业同其他单位的沟通协调，通过信息互通，达到企业各个部门、各个环节共享、共商、共用信息资源的目的；另外，行政管理主要是对企业人、财、物的服务型管理，而人、财、物是企业正常运转不可或缺的基本因素，这个基本因素管理好了，其他工作才能切实有序开展起来。 1.2 行政管理是企业关心员工的具体体现 后勤服务工作直接关系到每个员工的切身利益，最能直接体现企业这个大集体和领导对员工的关怀，一旦把握不好、处理不当，就可能影响员工的情绪，降低领导的威信，损害企业的形象，甚至可能小事变大事，影响企业工作正常运转。 2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求 2.1 处理好抓大事与小事的工作关系 企业后勤服务工作大大小小事务繁多，但大体上可分为行政管理和后勤服务两大类。这两大类工作每类都有大有小，要正确处理，抓好大事和小事的关系，两者要处理得当，大小事务处理起来就不会乱，就会井然有序，就会促进整个事务工作质量的提高。 2.2 理顺管理与服务的关系 行政管理部门是企业的综合性职能部门，担负着一定的管理职能，比如后勤管理、车辆管理、资产管理等等。它关系到企业日常工作的运转和相关决策的实施，决不能忽视。但是，它的内涵决不是纯粹的管理，这种管理寓于服务之中，是服务的手段和途径。为领导、为员工、为业务服务才是行政管理部门的根本出发点和落脚点。在实际工作中，要坚持优质高效服务的原则，不断改进管理手段，促进管理和服务的有序进行。 3、如何开展行政管理工作 3.1 合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证 人力资源的合理配置，对明确行政管理部门工作重点、理顺工作关系和发挥部门整体效能起着至关重要的作用。衡量人力资源配置合理与否，关键是要看处于该部门组织结构中的各职员之间的信息传递和处理，能否做到全面、准确、及时和高效。二是要在队伍中营造和谐气氛，团结就是力量。一个和谐、步调一致的工作团队是行政管理人员为企业提供优质服务的动力。所以必须营造分工不分家、团结协作的良好氛围；增强成员间的整体意识、协同意识；培养相互协作、尽心尽力的意愿和作风；形成团结一致、成就共享、责任共担的工作集体。三要着力提高工作技能，通过专业学习、业务指导、实践锻炼和工作交流等多种方式，全面培养工作人员在在处理各类大小事务的能力。 3.2 做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境 行政管理部门要做好协调工作，首先必须理顺两个关系，一是理顺部门内部的关系，使部门内个体行为变为组织整体的系统行为，提高行政管理的整体效能。二是理顺与公司其他部门、员工的关系。只有部门内外关系处理好了，信息才能畅通，才能听到不同的声音，便于改进工作方法，提高工作水平。其次，还要把握好以下几点，一是把握好整体与局部的关系，开展工作要站在一个全局的角度，考虑问题的时候一定要顾及到各个部门和基层的情况，整体与局部一定要统筹兼顾。二是把握好为领导服务、为基层服务和为各部门服务这三种关系，不能偏重于对领导的服务或者是偏重于对其他各部门的服务，要提高为基层服务的主动性和积极性，提高工作的效率。 3.3 优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶 优化服务必须树立主动服务的意识，主动服务意识，对后勤部门来说至关重要。主动服务主要体现在服务方式上，首先行