信息交流协商控制程序.docxVIP

管理体系程序文件 编 号：Q/WK-06-2016 信息交流协商控制程序 第1版，第0次修订 2016年 2016年3月2日发布 2016年3月2日实施 编制 审核 ＜永刚 批准 牡年 瓦房店高压开关有限公司 目的 为了保证管理体系的相关信息在公司内外及时通畅的传递、交流，特制定本程序。 适用范围 木程序适用于对木公司环境和职业健康安全管理体系信息交流协商的管理。 3 .引用文件 GB/T24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》 GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》 Q/WK-01-2016《管理手册》 职责 1公司办负责组织内部信息的接收、传递和沟通，外部信息由供应科和销售科负责。 4?2各部门负责本部门的信息收集和传递，负责处理来自外部的与本部门有关的信息, 负责与相关部门进行信息交流。 3相关各部门负责与本部门的环境/职业健康安全内、外部信息的交流并及吋传递, 4职业健康安全员工代表应参与风险管理、方针和程序的制定、评审；商讨影响工 作场所职业安全的变化。 控制要求 5. 1信息的分类 5. 1. 1外部信息包括： 乩认证机构、当地环保机构、质量技术监督局、安监局等监测或检查的结果及反 馈的信息； b?政策法规标准类信息，如质量和环境安全法规、法律、条例、产品标准等； 相关方（顾客、供方、媒体等）反馈的信息及其投诉等； 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的质量改进技术，质量管理等方面的 信息。 5. 1.2内部信息包括： a?常规信息，如质量环境和安全方针目标、指标、管理方案的制定情况；目标和 指标的检查监测记录、重要环境因素/危险源及风险的控制情况；法律法规及遵守情 况；内部审核与管理评审外部审核信息体系正常运行吋的其它记录等； b.不符合信息或潜在的不符合信息； C?紧急信息，如岀现重大质量事故、环境和安全事故等情况下的信息与记录； d.其它内部信息，各部门与环境/职业健康安全相关的□常联络、常规报表、其它 通报信息等；（如员工的建议等）。 5. 1.3外部信息交流包括： a法律、法规及其它要求； b近邻的信息（抱怨）; c相关方（供方、顾客）的信息； d上级部门的信息； e第三方体系认证机关的信息，审核的不符合事项； f公司的环境/职业健康安全方针和环境要求向外传递； g其它坏境/职业健康安全信息包括公司每年评价和更新的重要坏境因素/危险源 及风险。 h供应科和销售科应接收、记录和回应来自外部相关方（供方、顾客）的信息沟 通，应保存相应记录。 2信息的收集、处理 5.2. 1外部信息的收集与处理 5.2.1. 1各职能部门负责与上级相关部门沟通，对各自分管的信息进行收集，并负责 传递到相关部门，当出现问题时，按照《事件调查、不符合、纠正措施和预防措施控 制程序》的要求进行处理。 5.2. 1.2政策法规标准类的资料信息由各职能部门负责收集、更新、整理，详见《文 件控制程序》。 2. 1.3供应科负责对供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售科负 责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《事 件调查、不符合、纠正措施和预防措施控制程序》。当对方有要求吋，应在一周内给 予反馈；上述相关反馈的其它信息，可由对应部门以《信息沟通联络单》的形式传递 给相关部门。 5.2.2内部信息的收集与处理 2.2. 1正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递口常正常信息。 2. 2. 2紧急信息（如出现重大质量或环境事故吋）由发现部门迅速传递给各职能部 门处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。 5. 2. 2. 3其它内部信息，提供者可以反馈给相关部门进行处理。 5. 2. 3参与和协商 5. 2. 3. 1工作人员： 1） 适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的制定，参与事件调查； 2） 参与职业健康安全方针和目标的制定和评审； 3） 对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商； 4） 对职业健康安全工作发表意见。 5） 应告知工作人员关于他们的参与与安排，包括谁是他们的职业健康安全员工代 表。 5. 2. 3. 2与相关方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。 5. 2. 4沟通方式 信息可采用会议、书面资料、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设 备、通讯、互联网等沟通工具或方式予以传递。 3信息库的建立和应用 各部门负责建立本部门的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的 不同（如纸张、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境，分别存放，整理 分类，统一保存，制成索引便于查阅，确保已经获取信息的完整性和可用性。 5.4对体系运行过程中各类记录的控制，详见《记录控制程序》。 形成记录 信息沟通联络单