电力投资集团二级分公司物资管理信息系统建设方案浅析.docVIP

PAGE PAGE 1 电力投资集团二级分公司物资管理信息系统建设方案浅析 　　摘要：随着电力改革的不断深化，厂网分开的实施，作为电力投资集团二级分公司，在新的历史时期开拓业务的同时也肩负起更多的使命。在分公司物资管理领域，提高效率，节约成本，加强预算控制已成为分公司物资采购的主要课题。对分公司现状，根据现代管理理论、物流理论中的信息管理和ERP理论，提出建设物资管理信息系统的设计思想，并根据系统主要功能模块，包括系统设置、需求计划、采购管理、库存管理等业务流程来解析系统功能。预计通过信息系统的建设，将给采购工作带来效率提高，使采购业务公开，加强精确控制，降低企业运营成本，加强预算控制，提高企业市场竞争力。 　　关键词：物资　管理　信息系统 　　电力投资集团二级公司下设港务有限公司及四个独立光伏发电有限公司。拟成立的物贸公司将作为分公司的物资采购集中管理部门，负责除燃料之外的材料、设备和工程项目的甲供材料等的采购工作，预计每年的采购额达几千万元。 　　传统的物资采购流程是由各三级公司上报需求计划，经相应管理部门、财务部审批过后，报物资采购部汇总分类到相应的计划员，经过库存平衡，形成采购计划。由计划员负责采购，经验收入库，各分公司开领料单领料。 　　存在的问题主要有：①各环节均为手工操作，纸张单据经常有错误，使工作效率、准确率较低。②无法对库存实行实时查询，不能准确掌握库存情况。不能有效对库存进行控制，一些长时间积压的物资仍然占用有限的空间。③采购环节没有公开，难以避免暗箱操作，使采购成本较高。④预算由各分公司自行掌握，难以有效控制领料中的浪费现象。⑤财务部每月底需要20人工作3天进行繁复的签库工作，工作重复且耗费时间。因此，建设一套物资管理信息系统是解决存在问题的关键。 　　1　物资管理信息系统建设方案 　　1.1　系统设计思路 　　物资管理信息系统是企业针对环境带来的挑战而做出的基于信息技术的解决方案，是按照现代管理思想、理念，以信息技术为支撑，拟开发的系统将充分利用数据、信息、知识等资源，实施控制物流业务，实现物流信息共享，提高业务效率、决策科学性，最终提高企业核心竞争力。具有集成化、模块化、实时化、网络化等主要特点。集成化主要是指系统要将业务逻辑上相互关联的部分连接在一起，本系统的建设将和公司原有的财务MIS系统作到了系统集成，实现信息的统一标准，避免了“信息孤岛”的产生。模块化是指将信息系统划分为各个功能模块的子系统。实时化是指对数据的处理和传送，保证了企业可以及时的掌握需求、采购、供应商、库存等信息。网络化是指信息可以通过网络进行汇总、分类，并传达到所有相关的业务门。 　　1.2　系统设置 　　对系统基础信息进行设置，包括用户单位信息、物料属性、各部门的权限等基础信息设置。 　　对用户单位信息进行定义，并规定相关部门的权限。对用户的权限进行设置。权限分配功能主要是针对工作岗位的不同而设定的，为每个岗位的工作做一个系统操作范围上的界定，同时也更好的体现了系统使用时，用户对数据的安全性、权限控制范围要求的功能。根据物资种类和预算费用来源的不同，设定相应物资的管理流程。 　　为每个单位的操作人员设定用户名和密码。管理部门根据各自权限设定可以浏览的内容。计量单位体系维护主要是针对于存货物资设定的，以便对于不同的存货进行计量。物料规则设置的功能是对物料编码规则建立一个体系，以便日后对物料的管理。编码还可根据情况自行增加。 　　系统预置了物料管理中常见业务类型及其业务，提供统一的操作平台，并可对具体业务流程定义为标准流程（每个业务只能有一个标准流程）或特殊流程（可定义多个）。 　　1.3　需求计划 　　物料需求计划管理的内容主要是完成物料需求申请的编制、物料需求申请的审批、物料需求申请的汇总以及生成物料需求计划报表，同时在这一功能中实现预算控制。 　　物料需求申请由各分公司核算员上网提出，经过相关管理部门对需求物资数量、质量、规格的审核，流转到财务部门。财务部负责全公司各单位全年的预算实行统一管理，对于不能完成预算控制指标的单位进行考核，保证了公司预算的严格控制。财务部门对照年初的预算指标和项目计划，对采购的预算进行审核和审批，经过审批后的物料需求申请汇总到物贸公司，再根据物资分类下发到各计划员。保证计划处理过程的效率和准确性。 　　1.4　采购管理 　　实现采购业务管理，以及采购业务相关的供应商管理、价格管理、合同管理和招投标管理，并在这一功能实现成本控制。 　　经过审批的需求计划经过库存平衡，自动生成采购计划。采购计划制定后，系统将自动生成采购预算，由财务部确认后反馈给采购部门。根据采购金额确定采购办法。分公司实行物资采购招投标制度，对于20万元以上的物资即实行邀请招标，20万元以下的物资进行网上询价。 　　对于邀请