分站存档系统.ppt

PPT_2.2_分站存檔系統_AS 分站助理培訓課程 2.2 分站存檔系統 1. 建立文件收集箱 1. 問卷存放區 * 分站存檔—S1區 S1 AS 外審問卷 ST 1. 各工作人員工作區域—文件收集箱 S1區 5吋雜誌盒(3吋x2) 4個 S1 ST AS 外審問卷收集箱 1. 各工作人員工作區域—文件收集箱 E-1/E-1a/P-3(ST) S-1/S-2 S-3/S-3a A-1 向上單位狀況單張 G-1/G-2 G-3 G-4 V-1 R-1~R-9 3吋文件夾 2. 文件存放區—文件夾 每位S1 每位S2 E-1/E-1a/P-3 C-1/C-2 L-1E及問卷內容清單 3吋文件夾 2. 文件存放區—文件夾 分站日誌 分站日誌 分站編號：01 簽收簿 簽收簿 2. 文件存放區 預備紙箱供放置取消文件 3. 取消文件收集區 作廢預印卷 取消問卷(短卷) 取消問卷(長卷) 過期E-1 改錯清單 預備紙箱供放置取消文件 3. 取消文件收集區 未成功登記清單 CATI留言表 系統登記記錄表 已閱表格/報表 存放未分類歸檔的問卷及E-1 / E-1a / P-2 已掃瞄問卷 未掃瞄問卷 4. 問卷交收區 膠箱 每位S2 分站存檔—S2區 S2 ST L/C/LE SE 共12個 每組 S1區 〝裝備暫存區〞 膠箱 每晚回收外勤人員裝備 2. 裝備暫存區—裝備收集箱 工作袋 手提電腦 分站存檔—檔案室 S2 _B S2 _A 2. 文具、物料存放區 把文具、物料等分類放好 控制表格 文具 AS到站後嘅首要工作，就係協助首席AS建立〝分站存檔系統〞。 (該部分導師講解時，可用實物協助講解) ?下一頁 2. 在S2區的裝備暫存區為每位S2準備”裝備收集箱”，用作每晚回收裝備用。在膠箱外貼上收集嘅裝備名稱(工作袋及手提電腦)和所屬S2編號。 工作袋(2-3個) 手提電腦(1個) 在晚上離站前組長、外審及AS合力將這些膠箱，移往S1區的〝裝備暫存區〞存放； 翌日工作袋及手提電腦(AS進行充電後)移回S2區。 ?下一頁 上一節課我哋講過，每個工作區域內都要放置各種不同的文件收集箱及文件夾等用作存檔的物料。 目的都係為咗更有條理咁分類工作站內嘅各種報表、問卷及物料等。 以下我哋將按每個區域逐一講解每個地方嘅存檔部分。 S1區 文件收集箱︰用MAGAZINE HOLDER為S1、直屬S1嘅ST、AS及外審完成嘅問卷準備文件收集箱。大家須在收集箱外貼上印有使用者職位編號嘅標籤。 提醒︰所有的標籤及目錄均已預先準備，亦有一電子檔以供使用。 ?　下一頁 3. 取消文件收集區放置取消文件收集箱︰用紙箱準備，用作回收外勤人員已閱的電腦報表。記得在每個紙箱外貼上各收集箱嘅名稱。 共9類收集箱，包括︰ 作廢預印卷 取消問卷(短卷) 取消問卷(長卷) 過期E-1 改錯清單 ?　下一頁 AS在問卷交收區附近放置膠箱為每位S2準備2個膠箱(共10個)作為”問卷暫存箱” ，用以存放AS未完成分類及歸檔的問卷及報表。 已掃瞄問卷(待稍後存檔) 未掃瞄問卷(待稍後掃瞄) 注意︰放入膠箱前AS應按不同組別先夾好，以免造成混亂。 ?　下一頁 B. S2區 在S2區為每組工作人員準備文件收集箱供外勤人員之用︰ 共12個文件收集箱： 1個比S2裝文件 1個係〝ST文件收集箱〞比5位ST共用 每組準備2個： 1個比組長、外審及長卷普查員共用(5個) 1個比3位短卷普查員共用(5個) 箱外貼上使用人的職位編號。 由於一個文件收集箱可能多人共用，故在收集箱內按使用人數放置透明文件FILE，並貼上職位編號以區別使用人。 文件收集箱放在各人的工作枱上，同組嘅放在一起。 如物料數量許可，同組用同一顏色。 ?　下一頁 C. 檔案室 1. 問卷存放區︰已經處理及分類好嘅問卷及相關報表都放置在區內。為每位S2預備一個紙箱，將分類好的問卷連同相關報表按組別綑好，放在相應S2的紙箱內。 存檔嘅程序我哋喺問卷部分已經講過，哩度唔再重覆了。 2. 文具、物料存放區︰用膠箱分類放置各種文具及物料。並須把各物料的存放數量記錄好，在物料不足時報告上級向總站申請補給。 呢個就係個分站存檔系統，目的就係將各種文件、物料等分類存放好。一個有條理的存檔系統，會對你哋日常嘅工作有很大嘅幫助。 注意︰統計局領導會不時巡站索閱報表，要隨時準備。 另外，課堂上及手冊上嘅講解只係一個參考，大家到時應根據實際環境、情況嘅不同而作出一啲改動，或聽從上級嘅指示安排。 另外，所有嘅清單、標籤及目錄等我哋都有預備一份及相關電子檔，但可根據實際情況，自行加減印刷。 ?　下一頁 哩