走好“345”步法 做好教学秘书工作.docVIP

PAGE PAGE 1 走好“345”步法做好教学秘书工作 　　[摘要]作为教学管理基层的管理者、服务者及执行者，教学秘书工作是保证教学正常运行的基础，是连接学校内部机构之间、教师之间、师生之间教学活动的纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。教学秘书工作呈现出的政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大等特点，对教学秘书更是提出了高标准、严要求。结合工作实践，笔者认为可以从“345”步法入手，不断提升自身素质，从而更加高效细致地做好教学秘书工作。 　　[关键词]沟通信息改善关系“345”步法高效细致 　　一、明确三大职能，发挥好“上下通达”的桥梁作用 　　明确工作职责，是做好一项工作的前提。教务管理工作全面协调和负责教学的运行，是实施教学的中心。而教学秘书在教学管理中起着桥梁的作用。教学秘书工作虽然繁杂，但其工作性质最主要地体现在服务教学、服务教师、服务学生上。因此，教学秘书工作必须围绕“三个服务”展开，在以下三方面工作中下功夫： 　　1.上令下达做到及时准确。教学秘书作为系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。根据上级领导的意图做好传达落实工作显得尤为重要。具体来说，教学秘书就是要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，及时准确地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，补考、重新学习考试通知，期中、期末考试安排等，都必须提前通知到教师和学生，以便师生做好准备应对工作，营造规范、高效、有序的办学环境。 　　2.下情上报做到客观公正。从现行教学体制来看，专业主任一般都是兼职性的，教师教学科研工作任务繁重，两者平时接触不多。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”，领导者与被领导者，决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务，就要由教学秘书来完成。比如，有关方针政策或某项工作任务下达后落实情况如何？是否达到预期效果？执行中存在哪些难题？学生对任课老师讲课的意见怎么样？作为教学秘书应该多听多看多问，掌握第一手资料，并客观地将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。 　　3.日常事务做到统筹兼顾。教学秘书工作以事务性居多，如教师方面的老师课表制定、考试考查安排、教学质量评估等，学生方面的专业分流、注册、选课组织、课程表制定等，办公室内部的档案管理等，工作量大、内容繁杂，看似都是简单的单项工作，事实上却存在千丝万缕的内在联系，如老师的课表和学生的课程表要对照执行，既要确保课程计划按时完成，又要确保同一老师在同一课程或多个课程中的教课时间上不能有冲突，还要考虑学科间或同一专业不同班级间的平衡等，这些都需要教学秘书发挥聪明才智，细化工作，统筹合理安排，避免出现纰漏和差错。 　　二、具备四种意识，提升教学秘书工作的驱动力 　　思想是行动的先导。从教学秘书工作的综合性、灵活性、奉献性、繁杂性等特性出发，教学秘书人员只有把之内化为四种意识，才能提供源源不断的动力，更好地服务教学工作。 　　1.综合性特点要求秘书人员具有学习意识。我们正处于信息爆炸的时代，社会对人的要求越来越高。而教学秘书的工作涉及本校的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，还要完成教务处和领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。一个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”，应强化终生学习意识，养成不断学习的习惯，除系统的学习各种有关高等教育管理知识，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等等，还要定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，不断提高业务水平。 　　2.时效性和繁杂性特点要求秘书人员具有责任意识。秘书工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，且时效强，所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。尤其是要常和老师、学生打交道，要对老师和学生传达、解释教学管理的有关文件和制度，要审核学生的学籍和学业成绩，很多工作都牵扯到师生的切身利益。教学秘书的工作如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量，甚至会造成严重的教学事故。因此要把岗位作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“干一行，爱一行，精一行”。 　　3.服务性特点要求秘书人员具有服务意识。服务是教学秘书最基本的职能，教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，主要体现为为分管领导服务，为老师服务，为学生服务，也包