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秘书基础与实务 任务1　 秘书与秘书工作机构 姓 名：孙 瑛 电 话1161732011@ 主讲课程：《现代秘书实务》 第一个环节 认识老师 如何认识秘书？秘书是做什么的？ 办文、办会、办事、沟通协调 秘书应以怎样的表现开始一天？ 秘书基础与实务 任务1　 秘书与秘书工作机构 任务2　 秘书应具备的基本条件 任务3　 秘书如何处理人际关系 任务4　 秘书如何进行沟通协调 任务5　 秘书的日常事务工作 任务6　 秘书的参谋信息工作 任务7　 秘书的事务运作(一) 任务8　 秘书的事务运作(二) 任务9　 秘书的事务运作(三) 任务10　秘书如何进行文书与档案管理 任务1　 秘书与秘书工作机构 任务1　 秘书与秘书工作机构 1．1 秘书的分类及其特征 1．2 秘书的作用 1．3 秘书工作机构的性质和任务 1．4 秘书工作机构的设置与群体管理 情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝 国际职业秘书协会 秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。 欧洲专业秘书协会 秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。 美国《韦氏秘书手册》 今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手 中国秘书学家常崇宜 秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。 下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述： 1．1　秘书的分类及其特征 什么是秘书？ 掌握办公室工作的技巧 是主管人员的一位特殊助手 表现出自己的责任感 显示出主动性、 正确的判断能力 在权力范围内作出决定 1．1.1　关于秘书的概念 从事信息性、事务性或技术性工作，近距离辅助领导决策与管理的职员 还有根据其承担责任的大小和能力素质的高低，将秘书分为初级秘书、商务秘书和高级商务秘书等。 1．1.2　关于秘书的分级 1 初级秘书 3 高级秘书 2 中级秘书 1．1.3 关于秘书职业化 我国秘书职业化的特征: (1)服务对象多元化。 (2)业务工作专门化。 (3)劳动价值商品化。 (4)商务秘书女性化。 (5)资格认证制度化。 1．1.4 关于秘书的特征 1.秘书活动的基本特征 (1)从秘书工作的主体看，秘书活动具有政治性和专业性。 (2)从秘书工作的性质看，秘书活动具有辅助性和服务性。 (3)从秘书工作的内容看，秘书活动具有综合性和系统性。 (4)从秘书工作的产生和发展看，秘书活动具有社会性和历史性。 2．秘书职业的新特征 (1)秘书工作手段方式发生转变。 (2)秘书的参谋作用空前加强。 (3)秘书工作由封闭型向开放型转变。 (4)秘书的领域有所拓展。 (5)秘书工作服务对象的多元化。 (6)秘书职业出现女性化倾向。 1．2 秘书的作用 1．2.1 秘书的辅助决策作用 秘书工作的任务和内容很多，但概括起来，全部的秘书工作可归纳为“处理事务”和“辅助决策”两个部分,而辅助决策作用则是对秘书工作的高层次要求。 1．2.2 秘书的参谋作用 所谓参谋，主要是指参与对领 导者决策及决策实施领导活动的运筹 谋划活动。就参谋助手而论，秘书既要参 与决策，又要办理事务；既要认真仔细地做 好办文、办会、办事等事务服务工作，确保 领导工作正常运行，又要做好信息调研 ，督促检查，综合协调等政务服 务，为领导决 策及其实施 提供参谋作 用。 1．2.3 秘书的协调作用 其主要内容有： 一是政策协调。 二是决策协调。 三是