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夏本草亚(健康管理)公司
文件名称
采购费用报销管理制度
编 号
2016.8.7
执行范围
各部门
签发
生效日期
目的：为规范财务制度，明确各类费用的报销程序，现对报销管理做如下规定：
一、补仓采购的报销程序：
1.该类物料采购费用的报销由库管填写费用报销单（现金付款单）；
2.报销单须附有签批的申购单及验收入库单；同时附上供货商提供的原始票据（正规发票）；
3.报销单必须有总经理的签批确认，财务方可支付；
4.财务在进行支付前，要审核报销内容，核对金额；对不符合规定
的应拒付，并上报总经理。
二、厨房直拨物料的报销程序：
1.由供应商供货的报销程序：
1）厨房物料价格、质量，结账方式、时间等按供货合同执行；
2）结账时供应商应提供有验收员签字的物料验收清单，附上物料的合同单价及金额汇总，并出具同等金额的票据；
3）由行政部汇总各类单据，填写报销单报总经理签批后转财务安排资金；
4）财务在进行支付前，要审核内容，核对金额；对不符合规定
的应拒付，并上报总经理。
2.自购物料报销程序：
1）厨房物品费用的报销由采购员填写报销单（现金付款单）；
2）报销时必须附有厨房的验收单及供货商提供的等额票据；
3）报销单必须有总经理的签批确认，财务方可支付；
4）财务在进行支付前，要审核报销内容，核对金额；对不符合规定的应拒付，并上报总经理。
三、部门紧急采购的报销程序：
1.由使用部门负责人或经手人事后补办入、出库手续；
2.由使用部门负责人填制报销单（注明品名、数量、规格、金额、
使用性质等并附上原始凭证及入库单），报总经理签批；
3.财务在进行支付前，要审核内容，核对金额。
四、大宗商品采购的报销程序：
1.所有数量较大或金额较高的设备或物料在进行采购时必须签订供货合同；经手人为行政部或使用部门负责人。
2.供货合同必须经总经理签字生效；一份由行政部保管一份由财务部备案。
3.用于公司服务方面或工程设备维修维保的合同产生的费用遵循
合同规定是付款方式进行，经手人应根据合同的履行情况做出付款建议。
4.财务在履行合同按规定付款时，应要求供方提供相应验收单据
（或维保单据）及发票；每笔支出必须报总经理签批后方可执行。
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