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行政办政策与程序
E.O-ZC-012
订立部门：行 政 办 程序制定：
标 题：会议洽谈接待工作程序 政策批准：
订立目的：为了更有效地达到促销的目的。
程序内容：
一、酒店承办的各种会议洽谈皆由销售人员牵头负责。
二、按与客房约定的时间和地点准时同客户见面，准备好资料（会议价目表、会议宣传资料、名片、会议洽谈记录单等）。
三、洽谈时，由销售人员负责记录，必要时视情况可请涉及到的主要部门参加。
四、在“会议记录单”上记录洽谈要点。
五、洽谈内容如下：
1、会议性质和名称、举办单位、联系人、时间、人数等。
2、会场要求：地点、台型、音响灯光设备、横幅、会标、投影仪、告示牌、花草布置、茶水供应、水果饮料、便笺纸、笔、签到台等。
3、场租及租用设备价格。
4、用餐要求：宴会人数、标准、地点、饮料、日期和方式等。
5、用房要求：房间种类、标准、间数、日期、电话、酒水等。
6、结算方式：人民币/支票结算、信用卡以及客人杂费付款方式、结算日期、交付预订金等。
7、停车：泊位数、司机、陪同就餐、休息等相关事宜。
8、安全保卫事宜。
六、如客户要求察看会议场地，要主动陪同参观，确认会议地点。
七、对于客户的要求，力求满足，若不能应向客人解释清楚，最后要重复一下各项要求，请客人确认后在会议记录单上签字。
行大型会议或重要会议需要双方多次接触，最后签订协议书一式二份，双方各执一份。
据洽谈的要求，拟定会议安排计划填写“会议通知单”复印所需份数送相关部门，并请接单人在留存的一份上签字，将留存的一份放《会议预订》夹中。
若有客情变化，下“会议变更通知单”送至相关部门并请各部门接收并在留存的一份上签字，小变可电话通知并记下接电话人的名字。
十一、会议前检查落实有关会议安排情况，遇有大型重要会议需召集有关部门开专题会议研究部署会议接待工作。
十二、会议进行期间，注意与会议举办单位有关联络人保持联系，跟踪服务，及时处理有关事宜，此外，要协调好其他有关部门的关系。
十三、会议结束时，要及时同总台收款联系，确保收齐有关款项，若挂帐客户处理好相关事项，客户认可后签字生效。
十四、为会议客户建档，将会议通知单、变更通知单、会议合同、会议纪要等归档
以便今后推销。
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