3-文件管理制度.docVIP

XX公司 第1页，共3页 文件名称：文件管理制度 版本：A0 文件编号：M3 生效日期：2008年1月1日 版本 更改内容 生效日期 A0 初版发行 2008年1月1日 编写人： 修订人： 审批人： 文件受控印章 如无文件受控印章则表明该文件不合法，并 不会受到控制和更新。请使用受控文件。 3．文件管理制度 第2页，共3页 3.1．目的：对公司管理文件的管理进行规范，使其有效地服务于公司的管理活动。 范围：本制度适用于公司管理制度文件、工作流程文件和记录表单的制定、修订、存档和发放。 定义：无 3.2．文件的类别和管理代码及文件编号规则 文件类别 编码 编号规则 管理制度文件 M M+数字（如M3表示在公司管理文件排序为第三的管理制度文件） 工作流程文件 P P+数字+“-”+序号（如P3.3-2表示对应于M3管理制度第3.3条款所制定的第二个工作流程文件） 记录表单 F F+数字+“-”+序号+“/”+序号（如F3.3-2/3表示根据工作流程P3.3-2的规定所需要填写的第三个记录表格或单据） 3.3．文件的编篡、修订和审核发行 3.3.1．文件的编写人由公司总经理指定或授权各部门负责人指定，文件的修订人为各部门负责人。审批 3.3.2．文件经“管理者代表”或公司总经理审核批准后，加盖红色“文件受控章” 3.3.3． 3.4．文件的格式 3.4.1．“管理制度文件”封面须明确标识文件名称、文件编号、生效日期和版本号，文件的编写人、修订人和审批人。文件如有修改则须有 3.4.2．“记录表单”与“流程文件”共同构成“工作流程文件”。 1）“工作流程文件”封面须明确标识文件名称、文件编号、生效日期和版本号，文件的编写人、修订人和审批人。文件如有修改则须有修改摘要和修改生效日期。 2）流程图必须统一和规范（见附件一）。 3.4.3．文件按“条”、“款”、“项” 1）“条”由两个数字和“．”构成，如“文件管理制度第3.3．条”。 2）“款”由三个数字和“．”构成，如“文件管理制度第3.3．条，第3.3.3．款”。 3）“项”由数字和右括号构成，如“文件管理制度第3.3．条，第3.3.3．款，第3）项”。 3.5．文件版本编号的制定 3.5.1．文件版本编号由“字母”+“序号数字”构成。起始版本为“A0 3.5.2．如全公司文件文件经过多次修订使得文件次序出现混乱，或由于管理架构调整需要对各部门文件次序进行调整，经管理者代表提出申请，由总经理批准，全公司文件可由“版本AX”升级至“版本B0” 3.6．文件的存档和发放 3.6.1．公司的所有管理文件及《工作手册》由行政部负责打印、加盖“文件受控章” 3.6.2 1）总经理、副总经理、财务总监：公司全套管理文件； 2）各部门负责人：《文件管理制度》、《纠正及改善的管理制度》及该部门的管理制度文件 第3页，共3页 和工作流程文件。 3）具体管理人员：以《工作手册》的形式将该管理人员工作涉及的管理制度、工作流程集合成册。 3.6.3 附件一：流程图符号及说明： 符号 说明 备注 〈起始/结束〉框 表示一个流程的开始或结束 〈作业〉框 用于表示处理一项任务 〈文件〉框 用于表示收到的或填写的文件、单据、表格 处理某项业务需要的文件/处理该项业务后填写的文件 〈多重文件〉框 表示某项业务需要/填写多个文件、单据、表格 〈卡片〉框 用于表示需要/填写的卡片 如仓存卡或模板卡、刀具卡等 〈货物〉框 表示等待运输的货物 〈部门存档〉框 表示文件在部门内存档 〈数据库〉框 表示业务处理结果需要录入电脑数据库 〈判断〉框 表示判断或批准 如质检的判断、文件的批准等