第7章文书处理与档案管理(第3版).ppt

（三）归档文件组合 1．“六个特征”立卷法 （1）作者特征。按作者特征组卷，即将同一单位与领导制发的文件组合成一个案卷。 （2）问题特征。按问题特征组卷，即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。 （3）名称特征。按名称特征组卷，即将相同名称的文件组合成一个案卷。 （4）时间特征。即将针对时间相同的文件组合成一个案卷。 （5）通讯者特征。按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复函件组合成一个案卷。 （6）地区特征。即将针对或涉及相同地区的组合成一个案卷。 第七章 文书处理与档案管理 2．其他立卷方法 （1）“一事一卷“立卷法。这种方法也叫“立小卷法”，主要针对150-200页的档案，即：凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动形成的文件材料，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。 （2）“四分四注意”的立卷法。即：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持问题的完整性。 （3）文件类型立卷法。即：根据内容、形式等特点将文件划分为会议文件、综合性文件、规章类文件、计划统计报表及名册、信访文件、非诉讼案件材料、简报和期刊等，再针对不同类型的文件，采取不同的方法立卷。 第七章 文书处理与档案管理 第三节 文件的整理与编目 一、案卷的规范化整理 （一）调整定卷 调整定卷是指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归卷的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。其具体工作内容为：检查归卷文件是否齐全完整；检查案卷质量；检查卷内文件数量，在保持文件之间的联系，以及保管期限大体一致的前提下酌情适当分卷或并卷。 　 第七章 文书处理与档案管理 （二）卷内文件的排列 1．一般文件的排列 卷内文件一般按文件的重要程度或形成时间顺序排列。按重要程度排列的一般做法是： （1）重要的排前，次要排后； （2）上级单位来文排前，下级单位来文排后； （3）综合性的排前，专题性的排后； （4）方针、政策性的排前，业务、事务性的排后。 2．紧密相关的文件材料的排列 （1）批复在前，请示在后； （2）正件在前，附件在后； （3）印件在前，定稿在后； （4）重要法规性文件的历次稿件依次排列在定稿之后； （5）非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后； （6）转发件在前，被转发件在后； （7）其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。 第七章 文书处理与档案管理 第三节 文件的整理与编目 （三）拟写案卷题名 案卷题名是指揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。 题名基本结构应包括主要责任者（制发机关）、问题和文件名称三个组成部分。按时间特征、地区特征和通讯者特征组卷的案卷，题名中还应有表示上述特征的组成部分。 案卷题名的拟写要做到简明、确切地反映卷内文件材料的内容与成分，并要做到文字通顺、结构完整、格式规范。 第七章 文书处理与档案管理 二、案卷的编目 （一）编页号 编页号也即卷内文件的编号，它是指卷内文件系统化排列后逐页（件）制定流水号，其作用是固定排列