物业服务资料与业主档案管理方案.pdfVIP

物业服务资料与业主档案管理方案 为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案 的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单 位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业 主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需 要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装 订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以 分类为以下几类。 1. 工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、 开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会 审报告等。 2. 业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表， 业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主 公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领 用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。