XXX有限责任公司物资管理审计报告.pdfVIP

致：公司总经理 呈：公司财务总监 由：内审部 签发： 时：2006 年11月 04日 编号：XXX内审字[2006]第 号 ———————————————————————————————————— XXX 有限责任公司 物资管理审计报告 公司内审组根据经核准的 2006 年年度审计计划，于 2006 年 10 月 20 日 -11 月 4 日对公司物资管理循环实施了内部控制审计。本次审计的主要目的 是检查和评价采购及付款、存货管理及财务核算等业务流程相关制度的有效 性和日常执行的遵循性。我们审阅了相关制度及原始资料，与相关建设、仓 储、财务等部门人员进行了面谈，并抽查了相关业务的处理文件。现将审计 中情况报告如下： 一、公司物资管理简况 公司目前物资管理方面的主要制度有：XXX[2005]51 号 XXX 有限公司工 程物资管理制度、XXX[2006]31号XXX有限公司招标管理规定。其中51 号文 件比较系统的对工程物资采购、入库、领用、财务核算等相关管理环节作了 详细规定，并制订了详细的工作流程。31 号文件对重要物资采购的招标活动 做了规定，控制了公司重要采购的公正、公平和有效。公司日常物资管理工 作遵循 51 号文件执行，重要物资采购按 31 号文件走招标流程。物资管理所 涉及到的主要是公司工程用材料及设备，省公司网络建设部及运行维护部及 各分公司建维部是物资的主要使用部门。仓库归省公司财务部管理，主要负 责日常物资的出入库管理工作。 一、物资采购 公司的工程物资管理规定对物资采购的工作流程进行了规定。日常物资 采购工作主要由建设部或运维部根据实际需要负责进行。并由使用部门制订 采购订单，联系供应商进行采购。我们认为，在公司现存的物资管理流程中： 1、公司51 号文件仅对物资管理各主要工作流程进行了规定，我们认为， 做为省公司的物资采购部门，有必要制订采购环节的管理制度。对物资采购 过程中的采购申请、询价、价格审批、供应商选择等具体工作进行规范。完 善物资管理的基础工资，控制公司采购成本。 2、采购部门负责材料到货验收，有违不相容岗位必须分开的原则 根据财政部财会[2002]21号文件《内部会计控制规范——采购与付款（试 行）》的规定，采购与付款业务不相容岗位至少包括:(一)请购与审批；(二) 询价与确定供应商；(三)采购合同的订立与审计；(四)采购与验收；(五)采 购、验收与相关会计纪录；(六)付款审批与付款执行。按照公司制度规定， 收货工作由仓管及质检员负责办理，根据我们审计中所了解的实际情况，采 购部门制订采购订单发给供应商，供应商根据订单发货后又由采购人员负责 验收，采购与验收职责相混淆，容易形成制度漏洞。截止2006 年9 月30日， 全省尚存在未办理入库的采购订单金额 13,741,679.00 元。上述材料有些到 货后直接用于工程上，一方面不再受系统预算控制，另一方面不能在期末库 存盘点时体现差异。直接影响到公司对项目工程核算及考核的准确性。我们 提请省公司仓库管理员对上述订单进行清理。 审计建议：省公司仓库管理部门与建设维护部重新就物资验收入库环节 的职责进行明确，保证货物验收工作按规定执行。 3、在审计中我们还注意到，网络建设部对于城域网、省干等工程采购用 物资，因为与供应商签有采购合同，往往不作订单直接采购材料用于工程上， 导致材料已用完，仓库这里还没入库，日常盘点也不能监督到该部分物资， 如有差额，只能在事后发现，影响到公司物资管理安全。在盘存中我们发现 网管中心有少量中信本地网朗讯设备，随后追查到中信本地网工程中 SDH 光 传输设备已经用在全省各地的本地网建设中，该批设备的总价值为****元， 最后一批设备已于2006 年6月收到，截止我们审计日公司已向该批设备的供 应商北京 XXXX 有限公司支付设备款****元(2005 年 9 月支付**元，2005 年 12 月支付**元，2006 年 7 月支付**元)，但在用友系统中无该批设备的采购 订单及相关的入库、出库手续。该批设备是由省公司网络建设部人员根据编 号为***的合同要求供应商将设备直接发送