内控管理制度之操作手册-合同管理办法.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES10 合同管理办法 总则 为加强公司的合同管理，适应公司发展的需要，使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制定本办法。 订立合同，必须遵守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司利益。 参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。 本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议（含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。 本办法适用于公司总部以及所属全资和控股公司，非控股的参股公司可以参照执行。劳动合同的管理按国家相关法律法规办理。 任何公司和个人一律不得以公司的名义对外签订担保协议或担保行为。 合同管理机构及其职责 公司财务部为合同管理机构，全面负责公司的合同管理工作。公司须根据需要设专职或兼职合同管理人员。合同管理人员为公司从事合同管理工作的专门人员，须具有一定的法律和财务相关知识，接受财务部门的业务指导和监督检查。 合同管理机构的主要职责 制定、修改合同管理制度； 参与重大合同的谈判、起草，并提供法律意见，为决策提供法律依据； 参与重大法律文件的起草、修改； 监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告； 负责合同的审查和合同档案的管理； 监督指导公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理台帐； 参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼； 负责组织法律方面业务培训； 其他相关的法律事务。 公司合同管理人员任职须备案，并应具备以下任职资格： 忠于职守，诚信勤勉，坚持原则，廉洁奉公，具有强烈的事业心和责任感； 具有全日制本科院校法学专业本科以上学历； 具有2年以上的法律工作经验或合同管理经验； 具有较强的文字和语言表达能力。 公司合同管理人员的主要职责： 指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同，参加本单位重大合同的谈判、起草与签订，按本办法规定须报审、备案的，负责向公司上报、备案； 对公司财务部门所提出的问题，在规定期限内书面答复，所做出的答复必须客观、真实； 审查合同，保证合同的完整性与合法性； 检查合同履行的情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题； 对合同履行中出现的重大问题，必须及时向公司总经理或分管副总经理报告； 参与处理本公司合同纠纷； 建立合同台帐，保证合同台帐的完整、真实、准确，并于每一季度结束后5天内上报财务部门； 负责制订、收集有关法律、法规及示范合同文本等信息。 公司所签订的每一份合同须有一名人员作为主要承办人。承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。 合同承办人员的职责： 寻找、确定合同相对方，进行初步接洽； 参与合同洽商及合同条款的拟订或修改； 提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释； 跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由财务部门审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由； 及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报； 参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼； 保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件，及时交送合同管理人员存档。 合同谈判 谈判前，承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求，明确谈判目标。 合同的谈判应由承办人组织实施，承办人或者合同管理人员认为需要合同管理人员参加谈判的，合同管理人员可以参加谈判，负责谈判过程中法律事项的论证和磋商。 法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响的，经公司法定代表人或总经理要求或提议，公司财务部门及其他相关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同的谈判，承办人应做好谈判记录，作为合同档案存档。 合同的拟订 谈判结束，由承办人依据我方制定的格式合同拟订各类合同文本，特殊情况下，可以根据对方提供的合同文本进行修改。 合同应包括的主要内容： 合同名称、签约各方的名称、签约目的和依据； 正文：包括合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式，提出异议时间、合同的解除、违约责任、争议解决办法、担保人、担保方式，还应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求约定的条款，涉外合同约定书写文字和效力，合同所适用的法律等；另外须增加合同各方的开票信息及收付款信息。 结尾和附则：结尾部分包括合同的份数、合同生效条件和有效期限，并有双方法定代表人或授权代表签名，注明签约日期，同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同的附件及开