家具企业有效会议的准备工作.pptVIP

怎样做会议记录 会议记录要求准确记录会议活动。非正式会议记录应简洁明了，而正式会议记录则要求更详细些。 会后工作注意点 印发会议简报和快报。 印发会议纪要和会议决定事项通知。 收退会议文件。 会议文件立卷。 汇编会议文件。 总结会议工作。 秘书主持会议的基本原则 正确定位自己的形象。 抓住主持会议的机会，展示你的能力和魅力，把会议主持得有条有理。 确定会议的主旨。 了解会议的参与者。 …… 秘书主持会议须知 调节各方意见。 发扬民主。 公平待人。 要有信心。 要有好地观察能力。 秘书主持会议的准备工作 会议目的。 出席者的情况。 会场的情况。 主持会议的五个阶段 主持人调动气氛。 主持人说明议题。 协调与会者发言。 整理、归纳意见。 作出决议。 如何创造良好的会议气氛 不要使用过于恭敬的语言。 带点幽默感。 议题要具体。 打破会议冷场的技巧 有的放矢，克服冷场 对症下药，消除沉默 (1)敌对的沉默。 (2)持少数意见的沉默。 (3)自由主义的沉默。 (4)顾虑害羞的沉默。 (5)心有余悸的沉默。 用提问的方法掌握会议 向全体人员提问 个别提问 让与会者自问自答 反问 意见发生分歧时怎么办 不回避对立 要避免情绪对立 安排休息，调节气氛 参考第三方的意见 写出问题的焦点 如何缓解会议中的紧张气氛 在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合，更会有人利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。你作为秘书，有时很容易会成为恶语中伤的对象，遭到攻击，而对方的目的是让你狼狈不堪，好在众人心目中留下一个坏印象。 开会时应特别防备的几种人 “直肠子”的人 “替罪羊” 沉默不语的人 善言的人 “反派人物” 乖巧的人 事不关己者 激进人士 纵横家式的人物 如何对付扰乱会议的人 口若悬河的人 一言不发的人 窃窃私语的人 争论不休的人 离题万里的人 主持人须戒忌的事 说得过多 放任自流 无视少数派 无视不发言的人 对自由散漫的人，熟视无睹 说话慢慢吞吞，有气无力 专题一 有效会议的基本特征 和无效会议的危害 公司会议的功能 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 不正当理由会议的种类及解决办法 为满足无聊的愿望而开会 为符合惯例或传统作风而开会 为攀比而开会 为表功而开会 为推却责任而开会 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会 什么样的会议才算富有实效 目标能被实现 目标能在最短时间内被实现 与会者对会议感到满意 不切实效的会议有何危害 会议目标无法实现。 会议所承担的机会成本相当可观。 与会者对会议感到不满。 为什么会议没有实效 会议前 会议中 会议后 有效会议的准备工作 专题二 有效会议的会务准备 (1)会议目标的设定； (2)与会者的选择； (3)会议时间的选择； (4)会议地点的选择； (5)会议场地的布置； (6)议程的指定； (7)会议通知的派发； (8)准备会务用品。 会议目标的设定 会议目标必须用书面列明 会议目标必须切合实际 会议目标必须具体而且可以衡量 会议目标所表明的必须是应实现什么，而非应做什么 与会人员的选择 对实现会议目标有潜在贡献的人 能够因参与会议而获得好处的人 会议时间的选择 在选择会议时间时，首先应该考虑的便是领导的时间，因为只有这样才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。 会议地点的选择 (1)场地必须有空档且可供使用。 (2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。 (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。 (4)必须拥有充足的照明及通风设备。 (5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。 (6)必须令主席及与会者大致方便。 (7)成本必须低廉。 会议议程的拟定 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。 会议通知的派发 一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项： (1)开会的时间(包括日期及起止时间)。 (2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。 (3)会议的目标。 (4)与会者须事先准备的事项。 (5)其他与会者的姓名。 会场的布置 布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在