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物资材料设备类供方选择与管理流程 (主责部门：采购部) 编制 日期 审核 日期 审批 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 审批人 目的 选择合格的优质的物资材料设备供应商，保证采购的材料设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。 术语 无 适用范围 公司各项目物资材料设备供应商的选择与管理。 关键活动描述 材料设备采购方式划分：集采和集采外的物资材料采购 金额大于20万元的物资材料设备类采购，必须实行邀请招标，禁止将应统一招标的分部分项材料设备肢解或化整为零，规避招标。 金额大于20万元但属下述情况时，可采用议标或直接委托方式确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采用议标： 因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性的材料设备。 与本公司多次合作，产品质量与售后服务较好，经调查，价格比市场价格略低。 5万元＜金额≤20万元的材料设备采用议标的方式确定合作单位，同一项目的零星采购可以集中招标。议标应按如下要求执行：参与议标的单位不得少于2家，常规材料设备应选择至少3家参与议标。 金额在5万以下的材料设备类采购，采用询价比价直接委托采购。 项目采购策划 采购口基于项目《项目合约框架》，《项目总控计划》，进行材料设备采购策划，编制《项目采购策划表》。 由项目部申报《项目物资设备材料进场计划》需求计划作为单项采购实施的依据。 采购计划过程修订 项目部在实施项目施工进度计划中，遇项目进度有延误、调整时，调整施工进度计划，并及时书面告知采购口材料设备新的进场要求。 采购口监控工程进度状况，并根据项目部提供的材料设备新的进场要求，每月更新《采购计划》，以保证采购满足工程所需。 招标采购，详见《招投标管理作业指引》。 议标采购 采购部负责按计划进行议标的准备工作，具体包括： 初步选择入围议标的供应商（入围单位不得少于三家）并进行询价。 督促项目部提供材料部品清单（见《材料设备选型封样管理流程》附表）。 采购部组织对入围供应商的资质进行审查，确定资质合格单位，采购部根据资质审查结果和询价情况确定议标入围单位，按《权责手册》要求报批。 根据招标项目的技术要点，项目部技术部编写材料设备采购技术标准，提出施工工艺要求。 商务合约部编制经济标部分。 财务部提供付款方式、税务条款及合同主体单位。 采购部整合议标文件，报OA审批。 采购部向入围供方发放议标文件后，入围单位报价回标。 采购部组织议标谈判，相关专业人员参加，填制《合同洽商记录》，根据议标谈判情况，拟定中标单位，填制《定标审批表》报OA审批确定中标单位。 直接委托 小于2万的物资材料设备采购项目由项目公司采购口负责采购。 采口在《供方资料库》中选择合格或备选供应商的直接委托单位，或收集新的施工类供方信息，选择供应商。 采购口会同项目部对直接委托采供方进行筛选。 采购口会同项目部与供应商进行谈判，初步确定供应商与合同条件，填制《合同洽商承诺函》报项目商务合约部、项目经理审核，报OA审批后确定供应商。 资料管理 采购部及项目公司采购口负责各自权限内材料设备类采购过程中形成的各类文件的收集、整理、归档、保管工作,做好《设备材料出入库台账》、《合同台账》。 供方资料管理：详见《供方管理作业指引》。 合同实施 项目工程部组织合同的实施，每周召开内部会议，针对各合同履行情况汇报到采购部；现场验收以现场工程师提供的采购计划单质量标准进行核对，材料到场由材料员通知现场工程师及仓管员组织验收并拍照或视频上传给料账员(现场工程师对质量负责，仓管对供货数量负责）。 采购部每月检查项目部材料设备原始送货单据、验收及现场供应等情况。