接待及会议安排管理制度表.docVIP

集团（本部） ZHJT－GL－012 接待及会议安排管理制度（V1.0） 第 PAGE 1 页 共 3 页 接待及会议安排管理制度（暂行）V1.0 （ZHJT－GL－012） 企 业 集 团 二零零七年八 接待及会议安排管理制度（暂行） 1、总则 1.1对外接待及会议安排是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使其工作规范有序，节约成本、统一公司形象，特制定本办法。 1.2本办法适用于集团本部及营销公司。 2、接待事务分类 Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。 Ｂ类：业务接待。指专业技术、业务的接待。 C类：普通接待。指一般来客的接待。　 3、接待职责分工　 　　3.1接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。 　3.2接待内容包括：来访登记、迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： 3.2.1总台文员：提供良好的接待环境的保障及备品准备，整理接待室，定时进行“一般”清扫工作及客人到来的导座联系被访人及接待。 3.2.2行政专员：提供信息沟通保障及车辆调度控制，协助安排来客食宿。 3.2.3经办部门：负责接待洽谈并陪同始终。 4、若需要行政部接待或安排相关后勤事项，需提前填写接待申请单，以便行政部做好前期准备。 4.1接待申请的人需弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 4.2接待布置。接待申请人提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 4.3行政安排接送：根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车接送。 提出接待申请 提出接待申请 审 核 行政部 审核 流 程 权责单位 表 单 安排具体事宜 费用核算 记录 NO 各部门人员 注明派车接送客人时间、客人付费方式、酒店规格、预计住宿时间、是否需要行政部接待，是否需要鲜花或欢迎条幅等 《接待工作申请表》 部门主管 主管副总 特别审核费用、住宿标准等 《接待工作申请表》 行政经理 将相关事宜安排给司机、前台等相关人员 《接待工作申请表》 司机前台 等相关人员 车辆接送、预定酒店、票务工作、接待工作计入工作日程 《接待工作申请表》 行政专员 将实际费用填入《接待工作申请表》中，归档，便于年度预算和控制 《接待工作申请表》 提出接待申请审 核行政部审核 提出接待申请 审 核 行政部 审核 流 程 权责单位 表 单 安排具体事宜 费用核算 记录 NO 各部门人员 注明派车接送客人时间、客人付费方式、酒店规格、预计住宿时间、是否需要行政部接待 《接待工作申请表》 部门主管 主管副总 特别审核费用、住宿标准等 《接待工作申请表》 行政经理 将相关事宜安排给总务、培训专员等相关人员 《接待工作申请表》 总 务 行政经理 车辆接送、预定酒店、票务工作、接待工作计入工作日程 《接待工作申请表》 总 务 将实际费用填入《接待工作申请表》中，归档，便于年度预算和控制 《接待工作申请表》 5.1接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 5.2总台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。 5.3接待过程中若有来客提出办理限制事宜时，须婉言解释。 6、接待用品准备 6.1.通用备品：烟及配套用品、水及纸杯、杂志、便笺及铅笔等 6.2特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、糖果、水果等 6.3备品采购：依《低值易耗品管理制度》进行，行政部负责办理采购。 7、环境标准 7.1物品摆放整齐，且表面无灰尘； 7.2地面干净无脏物，空气流通清新； 7.3室温适度，灯光合适； 7.4备品齐全 8、会议地点安排及备品（大型会议根据会议申请单另做详细方案） 为有序利用会议室，避免会议时间冲突及节约费用，集团本部各中心或部门对内或对外召开会议，需行政部门提供后勤支持的均应填写《会议安排申请表》提前通知行政部，由行政部统筹安排，做好会议的前期准备工作。使用公司内部会议室召开重要会议的应提前24小时办理手续，会议场所需外租的需提前三天办理申请手续。 9、应用表单 9.1《接待工作申请单》 9.2《会议安排申请表》