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通信管理制度 目的 为了提高公司的经营管理水平，节约管理成本，保证公司通信畅通，确保信息的及时传递，提高工作效率、减少失误，制订本规定。 适用范围 适用于本公司的办公网络、电话、移动集群号、传真、电子信箱、AM等。 职责权限 3.1行政部：负责公司通讯工具的管理及合理配置。 3.2行政部IT：负责员工入职时，相关个人信息的提报及对员工加入公司通信系统的宣导、使用指引。 3.3财务部：负责通讯费用的支付管理工作，以及对费用异常情况的处理。 4、术语定义 无 5、程序 5.1办公电话的配置标准 5.1.1公司总机配置标准：公司配备了一部话务总机，由行政部前台文员管理、使用。 5.1.2公司各部门内线电话配置标准：按办公室人员人数及实际工作需要配备内线电话。 5.1.3公司各部门开通外线电话标准：部门主管级以上、对外业务、跟单人员，按人数各配备一个公司专用的手机号：分机电话：如需开通国内长途，一律提交书面申请，经部门负责人审核、行政部负责人审核、行政部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通。 5.1.4公司各部开通国际长途标准：副总级以上人员可开通国际长途，海外销售可根据需要提交书面申请开通国际长途，其它部门或个人未经批准一律不准开通国际长途，如需开通国际长途，一律提交书面申请，经部门负责人审核，经部门负责人审核、行政部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通。 5.2电话使用规定 5.2.1电话总机由行政部前台文员负责值守，外线电话均由前台文员接转或直拨分机自动转接。前台的总机不能长时间占线，前台不能用总机拨打电话，接电话长话短说，保证所有来电畅通。 5.2.2所有申请开通外线功能的员工，每人将分配一个四位随机密码，通过该密码在反映定授权分机可拨打预先所申请通话权限对应等级的话务，费用统一结算于对应密码帐户上，个人保管好自己的话务密码，防止他人滥用、盗打，如因个人保管不慎而产生的异常话单，将由密码使用人承担。 5.2.3对已开通外线功能电话，由员工个人负责外线功能的使用管理，在电话使用中，严禁公话私用。行政部每月不定时核查话务情况，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，给予罚款100元/次，并通报批评。 5.2.4禁止利用公司电话聊天，员工在上班时间如接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，每次通话时间不得超过5分钟。 5.2.5员工必须第一时间接听所有来电，如果暂时离开座位，同一办公室其他同事应在5秒内代接，如果长时间不在座位或出差，应提前将电话呼叫转移到在公司的其他同事电话上，若离响玲电话周围最近的办公座侠员工在没有接听电话的情况下，不代接响铃电话，发现一次，外罚10元。 5.2.6已开通电话外线功能的员工一经离职，网络管理员应在签核完离职结算表后及时将该员工的外线功能关闭，同时做好登记。 5.2.7配备公司专用手机号的人员：公司网管负责每月固定向经理级以上人员正常使用的号码充费100元，主管级以下人员（含主管）正常使用号码充费50元，充费时间28-31号，并开通集群号，每月经理级超出100元金额及主管超出50元的的话费提出书面申请，公司酌情给予报销，但公司保留对此号通信记录的稽查权，若因个人使用办公手机号办理私人事务，一经查实按私人通讯总费用的金额10倍罚款，使用办公手机号的人员在离职时需将此号码交接于行政部网管处，并保持话费原有金额，若低于原有金额，网管查询记录，人事文员在结算工资时按实际缺少的金额在离职工资中扣除。 5.2.8总经办行政部每月核查座机通话清单，如发现有打私人电话，且无提前注明者，除由其个人赔偿所发生的话费外，给予罚款100元/次，并通报批评。 5.3传真机配置标准 5.4.1公司传真实行纸张传真 5.4.2员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件，或把公司相关机密资料、文件传真出去，一经发现，给予罚款100元/次，情节严重者给予解除劳动合同，同时保留追究其刑事责任的权利，公司传真机应保持24小时通畅状态。 5.5电子邮箱配置标准 5.5.1凡是配备办公电脑的员工，每人配置一个内AM邮箱帐号。 5.6电子邮箱的使用规定 5.6.1公司网络管理 员协助员工在其办公电脑上安装、配置一个内部AM邮箱号，并简要说明使用过程中需要注意的事项，员工应熟练使用AM软件的各种功能，每日上班后，及时打开AM软件，接收、阅读、回复电子信息等，并做好重要信息通知的备份。 5.6.2员工发送较为重要的电子邮件，发送后，还应采取有效的方式知会收件人，（如电话转告） 5.7移动电话、群号的使用管理 5.7.1新入职员工入职三日内必须峰回路转入公司集群网，及时回复集群网系统确认 信息，保证次月生效。若经提醒仍未在信息有效期内及时进行短信回复，导致加入公司集群网超时者，取消当月通信补贴，没有通讯补贴的处以50元罚款。 5.7