大连理工大学财会档案管理细则.pdf

大工档 〔2018 〕7 号 大连理工大学财会档案管理细则 为了加强财会档案管理，有效保护和利用财会档案，根据《中 华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《会计档案管理 办法》等法律法规和《大连理工大学档案管理办法》，结合我校实 际情况制定本管理细则。 一、财会档案管理基本原则 （一）本校财会档案是指财务管理和会计核算等过程中接收 或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存利用价值 的文字、图表等各种形式的资料，包括通过计算机等电子设备形 成、传输和存储的电子会计档案。 （二）财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证 据，是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保 完整、准确、安全和有效利用。 （三）学校在财务处设立财会档案分室（含异地校区），管理 财会档案，业务上接受财政机关和学校档案馆指导和监督，并定 期向学校档案馆移交档案。 （四）财会档案管理工作应纳入财务管理制度，纳入财务工 作计划，纳入财务人员的岗位职责。 1 （五）财务处确定分管档案工作负责人和专（兼）职档案员 做好财会档案管理工作。 二、财会档案归档范围 （一）综合管理类，包括教育部、省市、校内财务文件等。 （二）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证； （三）会计账簿，包括总账、明细账、日记账等； （四）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务 会计报告； （五）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账 单等其他具有保存价值的会计资料。 （六）同时满足下列条件，单位内部形成的属于归档范围的 电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案： 1. 形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备 形成和传输； 2. 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电 子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计 账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必 要的审签程序； 3 ．使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子 会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档 案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系； 4. 采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； 5. 建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意 外事故和人为破坏的影响； 6. 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重 2 要保存价值的会计档案。 三、财会档案归档要求与立卷方法 （一）实行财会档案材料形成部门立卷归档制。 （二）学校异地校区财会部门形成的财会档案是学校财会档 案的组成部分，异地校区财会部门为异地财会档案立卷单位，负 责把本部门每年形成的财会档案收集齐全，并进行整理、立卷装 订成册（卷），任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。 （三）遵循财会档案的形成规律和特点，保持其有机联系， 依据便于保管和利用的原则，根据各类材料的时间顺序、内容价 值、数量、保管期限分别整理组卷。不同年度的财会档案材料不 能放在一起组卷。 （四）各类会计凭证，应按时进行整理和装订。各级财会部 门应根据会计凭证的数量每天或定期（最长不超过一周）及时进 行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应 按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在 办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名和盖章。 （五）会计帐簿上应载明帐簿名称、所属会计年度、记帐或 管理人员、帐簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的 负责人（会计主管人员）的签章。采用电算化处理自动生成的帐 簿，应按月打印出纸质财会档案，也应载明帐簿名称及所属年度、 管理人员，并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的 签章。 （六）财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷 或多卷，每卷不超过200 页。 （七）编写页号，每卷页号均从001 开始，位置在有书写文