归档文件整理规则 日照市档案局法规业务科.pptVIP

17、本机关制发的文件，放本机关。 18、下级机关报送的文件，放下级。 19、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。 20、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。 归档文件整理步骤：收集文件—修整文件—装订—区分归档范围—分年度—分级别—分保管期限—分类别—排列文件—编制件号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 七、分保管期限 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。 （一）永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，都应定为永久。具体的保管期限要根据本机关的实际情况来制定文书档案保管期限表。 永久保管的文书档案 1、本机关的党组、党委、局务会议、行政工作会议的记录 2、本机关的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度 3、本机关召开的重要会议、（党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会） 4、本机关制发的方针、政策性和法规性文件 5、本机关的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件 6、本机关的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件 7、本机关干部职工、党员花名册和统计年报 8、本机关签定的合同、协议文件 9、本机关重要的请示、报告、批复文件 10、上级领导机关或领导对本机关的重要批示 11、上级机关颁发需本机关贯彻执行的重要文件 定期（30年）保管的文书档案 1、本机关制发的一般性的文件 2、半年、季度工作计划、总结、报告 3、本机关内部科室的工作报告、计划、总结 4、上级机关发来的需要贯彻执行的文件 5、下级机关报来的年度计划、总结、统计报表 6、本机关编印的刊物 7、本机关的重要典型、汇报材料 定期（10年）保管的文书档案 1、本机关一般事物性、临时性的文件 2、本机关每月的工作安排 3、上级发来的有价值的普发性文件 4、机关之间协商工作的来往文书 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—修整文件—装订—分年度—分级别—分保管期限—分类别—排列文件—编制件号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 八、分类别 分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。 （一）分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。  1、组织机构分类法（内设机构多的单位宜采用此种方法） 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。采用组织机构分类设置类别，要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组织机构的批准文件设置。 采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。 类别排列方法 ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 ②依据本机关习惯的排列顺序排列。 ③依据其重要程度排列。 一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次排列。  　 　 2、问题分类法（机关小，内设机关少的单位宜采用此种方法） 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。 类别排列的方法 ①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。 ②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。  　　 （二）分类方案的编制 分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。 归档文件