渠道和市场费用管理制度.docVIP

乐百氏（广东）饮用水有限公司 渠道和市场费用管理制度 总部文件 编写部门： 市场部 版本号： 01 文件编号： MKT-01 生效日期： 2007.3.1 PAGE 3 PAGE 3 目的 为了统一公司渠道和市场促销活动管理，规范渠道和市场促销活动方案的申请、审批、执行、监控、兑现、评估、财务核算、文档管理等相关业务的流程，明确各岗位的职责和权限，特制定本管理制度。 适用范围 乐百氏（广东）饮用水有限公司各部门及所有分公司的销售办事处。 三、渠道和市场费用管理的流程 详见附件：《渠道和市场费用流程》 四、渠道和市场费用流程的管理要求和职责 a)申请： 管理原则：所有的促销计划和促销方案在开始前均须申请；促销计划按季申请；促销活动方案按月申请。 责 任 人：销售办事处经理提出申请，分公司财务主管复核. 职责描述：（1）季度：填写并上报《季度渠道和市场费用计划表》，及附表一《月度渠道和市场费用申请表》和附表二《活动申请表》。并填写预计费用与当期预算的对比、对促销活动的效果进行预测并作经济效益分析。 （2）月度：如果月度需要进行调整，填写《月度渠道和市场费用调整表》和相应调增部份的《活动申请表》。 完成时间：3月/6月/9月/12月的15日上报《季度渠道和市场费用计划表表》及附表，每月20日前上报下月的《月度渠道和市场费用调整表》及相应调增部份的《活动申请表》。 b)审批： 管理原则：只有经批准的促销活动方可执行，严禁先执行后审批，或未经批准私自向客户作出促销许诺。 责 任 人：区或销售经理（或总监）、市场部经理和财务经理审批，同时市场部经理负责抄送给总经理。 职责描述：是否在预算费用范围内；经济效益分析是否可行；是否符合公司政策、发展方向、年度目标；是否符合当地市场发展的需要。 完成时间：《季度渠道和市场费用计划表表》及附表在25号前批准下发，《月度渠道和市场费用调整表》在每月1号前批准下发。 c) 执行： 管理原则：未经批准的申请不得执行；已经批准的方案，需放到分公司财务部备案； 促销活动只能按照已批准后的方案忠实地执行，如需变更方案，必须重新申请并经批准后方可执行。 责 任 人：办事处销售主管、销售人员。 职责描述：办事处在收到已批准的《月度渠道和市场费用申请表》或，《月度渠道和市场费用调整表》后，由办事处经理在《活动申请表》签名，交给相关销售人员执行。 完成时间：办事处销售人员须及时开展促销活动，整个促销活动需在批准的《活动申请表》上注明的截止日期执行完毕。 d)监控： 管理原则：办事处销售人员在执行各类促销方案时,需规范填写相关表格,记录真实促销活动情况；办事处经理应对执行的促销活动进行抽查,抽查比例不低于30%,可进行现场抽查或电话抽查, 并在《月度渠道和市场费用申请表》或《月度渠道和市场费用调整表》上记录；分公司财务主管也需对促销情况进行抽查,抽查比例不低于5%,可进行现场抽查或电话抽查,并在《月度渠道和市场费用申请表》或《月度渠道和市场费用调整表》上记录。 责 任 人：办事处销售人员执行、记录；办事处经理抽查；分公司财务主管抽查。 职责描述：办事处经理在签批《活动申请表》时,必须取得书面批准的《月度渠道和市场费用申请表》或《月度渠道和市场费用调整表》；办事处经理对已签发的《活动申请表》进行抽查,确认促销活动的执行情况和进展；分公司财务主管在费用报销前,进行抽查,确认促销活动及相关单据的真实性和准确性。 e)费用预提： 管理原则：按公司的会计制度和要求进行核算,按已批准的有效单据或合同进行预提帐务处理。 责 任 人：分公司财务部。 职责描述：按已批准的《月度渠道和市场费用申请表》和《月度渠道和市场费用调整表》在当月预提费用，下月费用报销或兑现时反冲预提凭证。 完成时间：当月月底前。 f)兑现或费用报销： 管理原则：兑现必须有促销活动的批准资料，执行情况的相关表格； 必须提供真实、合法、完整、有效的单据（含发票）进行兑现；尽量避免现金付款方式兑现；如需付款的,直接通过银行转帐方式付给客户； 如以产品(或其它实物)兑现,直接由工厂发给客户。 责 任 人：工厂仓库或财务部。 职责描述：审核相关资料，按时按量兑现。费用报销和付款按相关审批权限执行。 完成时间：促销活动结束后，1个月内必须完成报销和兑现。超过1个月进行报销的，需要总部财务经理批准，超过2个月的不能再报销。 g)评估： 管理原则：办