有效主导会议.ppt

有效主導會議 回想最近開的會……. 找出問題的癥結─「5個為什麼」分析 Q：「企劃案為什麼遲交？」 A：「我在使用軟體時發生問題」 Q：「為什麼使用軟體時會發生問題？」 A：「因為找不到手冊」 Q：「為什麼會找不到手冊？」 A：「因為手冊在各個辦公室傳來傳去」 Q：「手冊為什麼會在辦公室裡傳來傳去？」 A：「因為沒有一個集中的地方收拾手冊」 反覆問為什麼必須視情況而定，若問題還可以繼續延下去，還可以討論到預算、意願或其他問題 發想點子─腦力激盪腦力激盪的目的是鼓勵創意思考，發想出各種的點子，這些點子可以是概念、解決方向、或是思考時的任何想法。 ─ 主持人先介紹主題 ─ 開始發言，主持人抄寫 ─ 刪去及分類 ─ 串連 Ex：主題：聖誕節活動紅色、聖誕樹、下雪、冬天、火、熱情、雪橇、火鍋、烤爐、圍巾、滑雪、阿爾卑斯山、北海道、禮物、火雞…..等 組織、分析─六頂思考帽讓所有與會者跨出平時的思考模式，幫助他們形成對情勢更完整的全貌了解 白帽─ 把焦點放在既有的資訊上，觀察能從中獲得什麼 紅帽─ 用情緒、直覺和反應來考慮問題，也試著感覺其他人對此問題會 有怎麼樣的情緒反應 黑帽─ 檢驗議題中所有可能的負面部份，必須批判、謹慎和防禦 黃帽─ 考慮議題中所有的好處，積極地思考 綠帽─ 放任創意自由發展 藍帽─ 思考過程，而不是議題本身 與會者似乎摸不著頭緒 與會者心不在焉 有些人始終沈默 全體都不是很認真地參與 大家僵持在同個論點、重複評論，沒有任何新意 與會者私下討論 有人開始牽扯不相干議題 大家似乎太專注在達成決定 與會者對於其他人所提出的點子一味批評 * 受邀出席的人未出席 與會者遲到或早退 與會者心不在焉想自己的事 眾人不發ㄧ語 會議被某個人所誤導 會議毫無結果 會議只在重覆上回會議的主題 會議時間隴長 兩手空空來開會 會議情形 如果你的答案是 [哇 ! 好準喔!] 這表示你是個不會開會的不及格AE 1 會議前準備 2 如何召開及主持會議 3 如何結束會議與追蹤工作 4 會議技巧與工具 5 會議中常見問題 　開會也有大學問 1 會前準備 Q : 每次開會我總是不知道要準備什麼,該怎麼辦??? 第一步 擬定議程 你想做什麼？ 會議內容要如何安排才最有效 該邀請哪些人來開會 會議主題：該開哪個會? 會議內容：活動目的、策略方向、 創意概念、媒體計劃、預算分配…等 會議主持人： 誰主持? 與會者： 準備好擋箭牌 定心丸 只有細心的做好事前安排跟計畫才不會驚慌! 第二步 設定目標 「是否達成你的目標得到你要的答案？」是你評估會議成敗的標準 目標不必過大，把希望會議能達到的目標寫成一句話 例如：在三者中選出一種，並擬出落實提案的策略；釐清活動目的及策略方向….等 1 會前準備 Q : 開會是有開會 ,可是好像沒有解決問題! STARBUCKS技巧 : [請問你要點中杯還是大杯?] 選擇題比給申論題的好! 不但有效率還可以減少對方思考時間 第三步 分配時間 會議最好不超過ㄧ小時，最好在四十分鐘內達成共識 會議主持人須擬出每個討論項目所需花費時間，正確地估算總時間 時間分配須讓與會者知道，以便控制使會議更有效率 1 會前準備 Q : 總覺得開會的時間好長 很沒有效率! 今天要討論的重點有 1. 2. 3. 開會前先將整個會議確認事項說明好 可以更有效的控制時間 不要太貪心的想利用ㄧ次會議解決所有問題 1 會前準備 Q : 主管老是喜歡加班開會,辦公室沒冷氣好熱喔! 第四步 該在何時開會 自上午9:30~11:30及3:00~5:00是人的體能及精神的高峰期，適合安排創 意及需要動腦的會議 下午1:00~3:00大多數人都會感覺「欲振乏力」，所以適合安排輕度創意 會議及例行管理會議 盡量利用上午時間開會 頭導清晰效率高 會議主持人 Tips小幫手 至少提前二十四小時哈會議通知，並且附上與會者應該為開會事先閱讀與準備的資料 在進行會議前仔細思考自己需要什麼 準備前去開會時，再次確認自己已經帶齊所有必要的東西 扺達會議室時，迅速地確認會場設備 行銷部會議議程 日期： 開會時間：上午S點 結束時間：上午Y點 目的： 預期成果： 與會者：A B C D 會議流程： 10:00~10:20 RRR 10:21~10:45 OOO 10:45~10:55 CCC 10:55~11:00 PP 1 會前準備 - 總結 1 會議前準備 2 如何召開及主持會議 3 如何結束會議與追蹤工作 4 會議技巧與工具 5 會議中常見問題 　開會也有大學問