对慈善捐赠档案管理办法的初步探索.docVIP

PAGE 1 - 对慈善捐赠档案管理办法的初步探索 慈善工作是一项民生工作，慈善捐赠信息的已成为全社会关注的热点，慈善捐赠档案被国家档案局列入了100种国家基本专业档案目录，但尚未出台相应的管理办法。遂宁作为“观音文化之乡”，正在创建“全国慈善城市”，各方参与，慈善事业发展很快，产生了大量具有保存价值的档案资料。为促进我市慈善事业的健康发展，推动捐赠信息的公开透明，遂宁市档案局充分发挥行业督导职能，对慈善捐赠档案的规范管理展开了积极探索。 一、管理办法的探索 为摸清全市慈善档案捐赠管理的基本情况及存在问题，市档案局多次深入各慈善组织进行实地调研，寻找捐赠业务上的共同点，以捐赠的业务工作为着力点。同时，召开研讨会，与民政局、慈善总会、红十字会共商，就档案收集范围、分类方案、整理方式等问题进行了深入探讨并达成共识。 明确分类。根据慈善捐赠活动的特点及其形成文件材料的来源和载体，将慈善捐赠档案分为业务类、项目类、会计类、声像电子类。如项目类档案是指涉及慈善捐赠项目所生成的纸质文件材料，其中又分一般资金使用项目及灾后重建等基础建设项目。 明确归档范围及保管期限。围绕捐赠物资和捐助对象这两个要素，结合捐赠、接受及发放这三个重要环节，将所有涉及“两要素”、“三环节”的文件材料纳入归档范围，并按其重要程度划分保管期限。 明确整理方式。虽然目前还没有统一的慈善捐赠档案管理办法，但是对于慈善捐赠档案中的各种门类、载体档案，国家均出台了相应的规范，对其整理方式做出了明确规定。故要求：业务档案按照《归档文件整理规则》、项目类档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、会计类按《会计档案管理办法》、声像电子类按《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》进行整理。 明确管理责任。对慈善组织档案工作，民政部门负有行业领导与工作督促之责，档案部门负有技术指导与依法检查之责。 在反复讨论的基础上，与市民政局联合印发了《遂宁市慈善捐赠档案管理办法（试行）》。在全市各级慈善组织中推行。 二、工作规范的推行 一是加强宣传指导。《遂宁市慈善捐赠档案管理办法（试行）》出台后，市档案局积极深入各慈善组织，对《办法》相关规定进行解读。就慈善捐赠档案具体收集整理等业务工作进行现场指导，督促其按《办法》要求做好慈善捐赠档案的相关管理工作。 二是扎实抓点示范。由于慈善组织管理方式和接受捐赠侧重点各不相同，捐赠渠道及途径来源不一，我们选择慈善总会和红十字会这两个规模大、代表性强的慈善组织作试点，指导其按《办法》规范收集、规范整理，建立规范的档案室、规范的档案保管、保密、利用等系列制度，加强信息化建设，提高现代化水平。 三、初步成效 一是慈善档案管理步入规范化轨道。《遂宁市慈善捐赠档案管理办法（试行）》的出台，使全市各级慈善组织在日常档案管理工作中，对慈善捐赠档案的收集、整理等工作有了明确的依据、统一的标准。 二是慈善组织社会公信力明显提升。慈善捐赠档案齐全完整和规范管理，使得慈善捐赠活动中捐赠物资来源、去向等各个环节脉络清晰、有据可查，为慈善捐助工作相关信息的及时公开奠定了坚实的基础。捐赠者放心了，老百姓满意了，有效地推动了我市慈善事业的健康发展。