油站业务管理系统日常操作规程.docVIP

加油站业务管理系统操作规程 一、系统设置 (一操作流程 IC卡油站和非IC卡油站都在前台站长模式做系统设臵,基本操作流程如下: 第一步:以站长权限登录系统,进入系统设臵菜单项; 第二步:先“员工设臵”菜单项,设臵站长、统计员、收银员、计量员等4个操作岗位,选择“清除员工密码”清除原设定的初始密码,再设臵成对应每个人员的密码; 第三步:选“班次设臵”,进入油站班次设臵,设定班次。 第四步:先“系统选项”,输入油站名称、编码、地址。名称和编码执行中石化标准代码规范。 第五步:选“油品设臵”,设臵正确的挂牌价和优惠价,价格按照市公司规定设臵。并根据调价通知进行调整。 操作流程图如下: (二操作规定 1、油站必须填写真实的操作人员姓名,同时设臵个人密码,由个人自己掌握。 2、每个油站必须按照油站实际的班次设臵班次,如果遇到调价、IC卡新增班次等,可以在当天新增一个班次,并生成班报,收银员可以与上班人员相同。 3、每天营业时间统一定为当天8:00分至第二天8:00分,当天第一班时间是从8:00分开始;未班结束时间是第二天早上8:00分。 4、系统选项中的油站信息必须与IC卡管控里一致,非卡站的油站信息必须执行统一的编码,具体由加油站人员向各地信息中心索要或由信息人员一次性设臵好。 5、油价设臵必须按当前规定的价格设臵,如遇调价则必须及时更新。 二、客户档案设置 (一操作流程 预收款、应收款、市公司统一结算的POS机客户,由市公司统一在经营管理系统建好客户档案,通知具体加油的油站进行下载客户档案;已售未提客户和代存代付客户,由油站自行建立客户档案。油站操作流程如下: 第一步:点击图标ICPOS,登陆加油站业务管理系统; 第二步:以油站统计员或站长权限进入“客户管理”菜单项; 第三步:接通拨号网络,连上因特网,点击下载客户档案,输入市公司下发油站使用的客户代码; 第四步:下载完毕后点击“编辑客户车辆信息”。 操作流程图如下: (二操作规定 1、油站如有统一记帐的客户,包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS、代收代付、已售未提等业务的,则必须设臵客户档案。 2、客户档案由市公司统一在经营管理系统中设臵,油站下载到加油站业务管理系统中。已售未提、代存代付客户档案可以由油站自行建立。 3、如果客户需要车辆加油明细,则必须在客户档案中设臵每辆车的详细车号;如果客户不需要,则可以设臵一辆车号,以便快捷结算。 4、有小额配送业务的油站,如果小额配送是现结的,则由加油站自动建立客户档案,如果是预收款、应收款、市公司统一结算的,则由市公司建立客户档案。 三、收银操作 (一操作流程 IC卡油站和非卡油站在前台进行操作。具体流程如下: 第一步:收银员接班时,以收银权限登陆前台系统。 第二步:收银员对已经加油的交易,在前台选择恰当的方式进行结算。如果客户需要小票,则选择票据打印,打印小票。 第三步:有润滑油销售的,则在润滑油销售登记中输入相应项目。 第四步:当班有卸油,则在“库存管理”中做卸油登记。 (二操作规定 1、收银员必须按已经设臵的结算方式对交易进行正确的结帐。如果是记帐客户(包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS机销售、已售未提、已提未售,则必须录入正确的客户以及结算方式。 2、如属小额配送客户,则需要录入正确的客户以及相应的配送信息,以便生成小额配送台帐。 3、如果加油比较忙,来不及进行分类结算,则在高峰期过后,由收银员挑出记帐客户结算后,其余按现金结算。 4、如果当班结算有错误,则由当班收银员用“调整结帐方式”进行更正。 5、冲单处理、调整结帐方式等必须由当班收银员操作,油站统计员或站长只负责检查。 6、当班做完本班的结帐、润滑油销售登记、卸油登记、交接班油高、水高等后才能生成班表。如果在生成班报后,又调整了数据,则必须再生成一次班报。 7、在没有故障的情况下,禁止直接在班报上直接填入数据。 操作流程图如下: 四、后台日报表及有关台帐生成 (一操作流程 第一步:统计员在“登记上交营业款”中输入当天收取的现金和支票金额; 第二步:在“客户交款登记”中输入客户交的预收款、押金、收回应收款、押金抵应收款、补退票、公司转帐。公司转帐是指在加油站赊销的客户,货款交回了市公司,由市 公司通知油站收回货款金额,由加油站核销相应客户的应收款。 第三步:计量员在交接班做好当班的计量信息。 第四步:统计员生成付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐。 第五步:如果月末盘点,则由计量员录入盘点信息。 (二操作规定 1、生成付油日报表之前,前台收银员必须在前台生成当天所有班报,统计员做好当天的“登记上交营业款”、“客户交款登记”,计量员做好当天的卸油登记。 2、禁止直接在付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐直接改动数